Dataspesifikasjon for elektronisk bilag
Slik bør en dataspesifikasjon for elektronisk bilag være bygd opp for å gi konsistens, validering og enkel videreutvikling.
En dataspesifikasjon for elektronisk bilag beskriver hvilke felter et bilag skal inneholde, hvordan de skal struktureres, og hvordan systemer kan validere dem. Spesifikasjonen er ryggraden i alt fra fakturaer og kvitteringer til reisedokumenter og kreditnotaer. Når den er tydelig, blir bilagsbehandling raskere og kontrollen mer pålitelig.
Hva en god spesifikasjon dekker
| Element | Hva det betyr |
|---|---|
| Felter | Hvilke datapunkter som skal være med |
| Datatyper | Hvordan hvert felt skal kodes (tekst, dato, beløp) |
| Obligatoriske vs valgfrie | Hva som må stå, og hva som kan utelates |
| Validering | Regler som filen må oppfylle |
| Eksempler | Konkrete bilag som viser riktig bruk |
| Versjonering | Hvordan endringer beskrives og vedlikeholdes |
Hvorfor felter alene ikke er nok
Mange spesifikasjoner lister felter, men gir ikke nok hjelp til å bruke dem riktig. Resultatet blir at hvert system implementerer egne tolkninger.
- felt for «referanse» kan brukes til ordrenummer, prosjektkode eller leverandørreferanse
- felt for «leveringsdato» kan tolkes som faktisk eller forventet
- felt for «MVA-kode» kan ha lokale koder uten kobling til standard
Bedre Standard mener at gode spesifikasjoner må gi definisjoner og avgrensninger, ikke bare felter.
Validering som integrert del
En spesifikasjon uten validering er en ønskeliste. Validering bør finnes på flere nivåer:
- syntaks — er filen i riktig format?
- datatype — er feltene av riktig type?
- forretningsregler — er beløpene konsistente, sum lik delsum?
- referanseintegritet — finnes refererte kunder, kontoer, prosjekter?
For e-faktura finnes etablerte valideringer som Peppol BIS Billing 3.0, og disse er gode forbilder også for andre bilagstyper.
Sammenheng med eksisterende standarder
Et elektronisk bilag står sjelden alene. Det forholder seg til:
- Peppol BIS Billing
- SAF-T-format
- norsk standard kontoplan
- bokføringsforskriften og lovkrav
En god spesifikasjon må vise hvordan den passer inn i dette landskapet — ikke pretendere å være isolert.
Versjonering uten brudd
Et bilag som er gyldig i dag, må ofte være lesbart i 5–10 år. Det stiller krav til hvordan formatet kan utvikles uten å bryte eksisterende implementasjoner.
- bakoverkompatible utvidelser
- klare overgangsfaser
- tydelig dokumentasjon av hva som er deprecated
- testdata for hver versjon
Se versjonering av standarder for prinsippene.
Hva spesifikasjonen ofte bør gi mer av
- Eksempler på vanskelige tilfeller: korreksjoner, valuta, deltakere
- Forklaring av hvorfor felter finnes — ikke bare hva de heter
- Avvisningsregler og hvordan systemet skal kommunisere feil
- Migrasjonshjelp ved overgang mellom versjoner
Videre lesing
- Validering av e-faktura-data
- Peppol BIS Billing
- Identifikatorer og masterdata
- Dokumentasjon er en del av standarden
Bedre Standard inviterer leverandører og fagmiljøer til å bidra. Se våre prioriterte standarder og samarbeidsmuligheter .