Identifikatorer og masterdata i standardiserte økonomidata
Når identifikatorer og masterdata er uklare, blir også standardiserte data vanskeligere å stole på og bruke videre.
Identifikatorer og masterdata er grunnlaget for mye av det som skal fungere i standardiserte økonomidata. Hvis virksomheter, kontoer, kunder, leverandører, produkter eller dokumenter ikke identifiseres tydelig nok, blir det vanskeligere å koble sammen data på en konsistent måte.
Det er derfor dette temaet er viktig i langt flere standarder enn det først kan se ut som.
Hva som menes med identifikatorer og masterdata
Enkelt sagt handler dette om to ting:
- identifikatorer forteller hvilket objekt vi snakker om
- masterdata beskriver de sentrale objektene som går igjen i flere prosesser
I økonomidata kan dette gjelde blant annet:
- organisasjonsnummer
- kunde- og leverandøridentifikatorer
- kontonummer og kontostrukturer
- dokumentreferanser
- produkt- og tjenestekoder
Når disse opplysningene brukes ulikt eller inkonsekvent, svekkes både sporbarhet og sammenheng.
Hvorfor dette er så viktig for standardisering
| Område | Hva god bruk av identifikatorer og masterdata gjør bedre |
|---|---|
| Integrasjoner | Gjør det lettere å koble data riktig mellom systemer |
| Kontrollspor | Gjør det enklere å følge dokumenter og hendelser tilbake til kilden |
| Validering | Gir bedre grunnlag for å kontrollere om data faktisk henger sammen |
| Rapportering | Reduserer risikoen for at like opplysninger behandles ulikt |
Dette er også en viktig side ved interoperabilitet i økonomisystemer , fordi ulike systemer er avhengige av at de samme nøklene og objektene forstås likt.
Typiske problemer i praksis
Noen utfordringer går igjen i mange miljøer:
- samme virksomhet identifiseres ulikt i ulike systemer
- interne nøkler brukes der standardiserte identifikatorer burde vært brukt
- masterdata er for ufullstendige til å gi god sporbarhet
- referanser gjenbrukes på måter som skaper uklarhet
I slike tilfeller hjelper det lite at strukturen ellers ser ryddig ut. Uten gode identifikatorer blir helheten svakere.
Hvor dette blir ekstra synlig
Temaet er særlig viktig i arbeid med:
Her blir det raskt synlig at identifikasjon ikke bare er et teknisk tillegg, men en del av selve standardens brukbarhet.
Sammenhengen med begreper og dokumentasjon
Det er også lett å undervurdere hvor tett identifikatorer og masterdata henger sammen med språk. Hvis det ikke er tydelig:
- hva en identifikator peker til
- når den skal brukes
- hvilke regler som gjelder for gyldighet
- hvordan den skiller seg fra andre nærliggende referanser
da blir både dokumentasjon og implementasjon mer sårbar. Derfor bør dette temaet sees i sammenheng med begreper og definisjoner i økonomidata og dokumentasjon som del av standarden .
Et tegn på at grunndata ikke er sterke nok
Hvis store deler av arbeidsflyten er avhengig av lokal kunnskap om hvilke nøkler som egentlig betyr hva, er identifikator- og masterdatagrunnlaget ofte for svakt. Da blir også videre standardisering mer krevende enn den trenger å være.