Validering av e-faktura-data
E-faktura er først virkelig verdifull når dataene valideres godt nok til å kunne brukes i bokføring, kontroll og automatisering.
Det er lett å tro at en e-faktura er god så snart den kan sendes og mottas. I praksis er det bare første terskel. Den virkelige verdien oppstår når dataene er validerte på en måte som gjør dem brukbare videre i bokføring, kontroll og automatisering.
Hva som bør valideres
God validering bør minst omfatte:
- identiteten til avsender og mottaker
- riktig bruk av profil og format
- totalsummer og linjesummer
- avgiftsgrunnlag og avgiftsbehandling
- nødvendige referanser og forretningsdata
Hvis ett av disse punktene er svakt, blir resten av fakturaflyten også mer sårbar.
Hvorfor teknisk levering ikke er nok
| Situasjon | Hvorfor den ikke er tilstrekkelig |
|---|---|
| Fakturaen blir levert | Det sier ikke noe om datakvaliteten |
| Formatet er riktig | Det betyr ikke at innholdet er presist |
| Summene stemmer | Det betyr ikke at referanser eller identifikatorer er gode nok |
| Validering passeres | Det kan fortsatt finnes faglige svakheter i innholdet |
Dette er en viktig grunn til at standardisering av e-faktura må ses i sammenheng med både dokumentasjon og praksis.
Typiske svakheter
Noen feil går igjen særlig ofte:
- identifikatorer for partene er ikke konsistente
- referanser til ordre eller kjøper mangler
- vare- og tjenestebeskrivelser er for generelle
- avgiftsbehandling er vanskelig å kontrollere
- det er uklart hvordan dataene skal brukes videre i systemet
Slike svakheter skaper fort manuelt arbeid selv når formatet ellers er riktig.
Hvor standardene kommer inn
Validering er tett knyttet til Peppol BIS Billing 3.0 , fordi spesifikasjonen beskriver hvordan fakturaen skal struktureres. Men validering henger også sammen med et større standardarbeid:
- bedre begreper
- bedre dokumentasjon
- tydeligere bruk av referanser
- mer konsistent praksis i systemer og prosesser
Derfor er validering ikke bare et kontrollpunkt. Det er også et speil på kvaliteten i standarden og implementasjonen.
Et godt valideringsmål
Den beste testen er ikke bare om fakturaen går gjennom et regelsett, men om den kan brukes videre uten at noen må forklare den manuelt. Når e-faktura-data blir mer presise, mer konsistente og bedre dokumenterte, øker også nytten av standarden. Det er nettopp derfor validering bør ha en tydelig plass i standardiseringsarbeidet rundt økonomidata.