Skill klientmiddeldata fra virksomhetens driftsregnskap

Klientmiddeldata må kunne forklares uten å blandes med advokatvirksomhetens egne driftsmidler. Samme klient kan ha flere saker, og en sak kan ha flere dokumenterte bevegelser. Klient, sak og bankkonto er separate kontrollnøkler.

Syntetisk saldokobling

Eksemplet bruker oppdiktede referanser og viser bare datakontroll. Det er ingen anvisning på disponering av midler.

Hvis integrasjonen bare bruker klient K1 som nøkkel, kan de to sakene bli slått sammen. Samlet saldo kan fortsatt være 80 000, mens kontrollen per sak er feil.

Følg gjeldende klientmiddelkrav

Advokattilsynet har veiledning om klientmidler. Den konkrete virksomheten må bruke gjeldende krav og tilpasset faglig vurdering. Denne artikkelen dokumenterer ikke samsvar med regelverket, en sertifisering eller en full klientmiddelrutine.

Bevar kontoens faktiske dokumentasjon og saldoens tidspunkt. Ikke utled eierskap eller disponeringsrett fra et kontonavn i en eksport. Drift og klientmidler må ha tydelig avgrenset grunnlag, også i midlertidige filer og kontrollrapporter.

En oppgjørsbevegelse trenger kildebilag, beløp, valuta, dato og relevant saksreferanse. Hvis referansen mangler, bør integrasjonen stoppe den automatiske koblingen. Likhet i navn eller beløp er ikke tilstrekkelig til å avgjøre hvilken sak bevegelsen gjelder.

Akseptanse med negative prøver

1. To saker for samme syntetiske klient.
2. En bevegelse med ukjent sak.
3. En feilaktig konto klassifisert som driftskonto.
4. En korrigert bevegelse med opprinnelig dokumentreferanse.
5. Gjentatt import av samme bankgrunnlag.

Godkjenn datamappingen når hver post har forklart klient-, saks- og kontokobling. En avstemming bare på samlet bankverdi kan ikke erstatte de nødvendige delkontrollene.

Ved vurdering av ReAI bør virksomheten beskrive kontrollbehovet og be om konkret dokumentasjon på støttet arbeidsflyt. Veiledningen påstår ingen klientmiddelfunksjon, advokatsertifisering eller automatisk etterlevelse.

Kontroller leveransen ved tilgang som bare gjelder én klient eller sak. En operatør med ansvar for avstemming skal ikke automatisk kunne hente andre sakers detaljer. Den tekniske datakontrollen må derfor omfatte tilgangsgrensen i tillegg til saldokoblingen.

Begrens også opplysninger om sakens innhold til det kontrolloppgaven trenger. En saksnøkkel kan være tilstrekkelig for den tekniske mappingen, mens saksdokumenter bør ha egen vurdert tilgang. Se sensitive felter og avstemming.