Behandle avviste økonomihendelser i en dokumentert feilkø
Gi avviste økonomihendelser ansvarlig eier, forståelig årsak og en kontrollert regel for ny behandling.
En feilkø samler hendelser som ikke kan behandles normalt. Den gir først verdi når noen kan avgjøre hva som skal skje videre. En hendelse som er flyttet til feilkø, er ikke økonomisk ferdigbehandlet.
Syntetisk kø med ulike årsaker
En lokal import har 20 hendelser. Sytten passerer og tre blir avvist.
| Avvist hendelse | Årsak | Neste handling |
|---|---|---|
| A | Ukjent prosjekt | Avklar mapping med fagansvarlig |
| B | Manglende obligatorisk dato | Rett kildegrunnlaget |
| C | Uavklart resultat etter brudd | Undersøk mottaker før ny sending |
Køen inneholder tre forskjellige problemer. Å trykke «prøv alle på nytt» løser ikke et manglende felt, og kan dobbeltregistrere C. De 17 vellykkede hendelsene bør heller ikke sendes på nytt som del av oppryddingen.
Bevar grunnlag og beslutning
Hver køpost bør ha selskap, kildeidentitet, kjøring, feilklasse, tidspunkt, ansvarlig og siste beslutning. Lagre bare det innholdet som trengs for avklaring. Fullstendige vedlegg og personopplysninger bør ikke kopieres til flere driftsflater uten vurdert behov.
Datatilsynet beskriver dataminimering. Dette er relevant også for tekniske feilkøer. Begrens tilgang til økonomisk grunnlag og gi driftsoperatøren bare informasjonen oppgaven krever.
Skill en original hendelse fra en korrigert versjon. Når B får riktig dato, må det være mulig å se hva som ble endret og hvem som godkjente det. Hvis kilden skal være fasit, bør rettingen gjøres der og leveres med dokumentert korrigeringsregel.
Velg utfall med tydelig status
- Nytt forsøk uten innholdsendring ved en avklart midlertidig feil.
- Korrigert grunnlag etter faglig godkjenning.
- Manuell behandling med kobling til mottakerresultatet.
- Avvist som utenfor leveransens omfang, med begrunnelse.
- Fortsatt ventende med ansvarlig og frist.
En slettet køpost er ikke et akseptabelt utfall dersom hendelsen fortsatt inngår i det avtalte grunnlaget. Kontrollregisteret må vise hvordan den ble avsluttet. Bevar sammenhengen også hvis den manuelle løsningen ligger i et annet system.
Godkjenn feilkøprosessen når en annen operatør kan følge en syntetisk hendelse fra avvisning til ett avklart resultat. Prøv også to samtidige operatører, slik at samme post ikke blir godkjent to ganger.
Et regnskapsoppdrag med Aiak kan bruke feilklassene til å avklare faglig ansvar og frister. Teknisk gjenforsøk og faglig korrigering bør være separate beslutninger.
Sett gjerne en egen frist etter feilklasse. Et uavklart skriveforsøk kan kreve rask kontroll mot dobbeltregistrering, mens manglende prosjektkode kan vente på faglig mapping. Prioriteringen bør følge økonomisk virkning og leveransefrist, ikke bare alder i køen.
Se ukjent tidsavbrudd og avstemming.