Avgrens hvem som kan eksportere hele regnskapsarkivet
Vurder om en integrasjon trenger hele arkivet eller et avgrenset uttrekk, og kontroller mottaker og leveringsspor.
En komplett arkiveksport kan gi tilgang til mange års dokumenter og vedlegg. Behovet er forskjellig fra et månedlig rapportuttrekk. Eksportretten bør vurderes etter formål, omfang og mottaker, selv når brukeren allerede kan lese regnskapet.
Syntetisk omfangsvurdering
En testvirksomhet har 2 400 dokumenter i arkivet. Rapportoppgaven gjelder 120 dokumenter fra én måned.
| Leveransevalg | Dokumenter | Hva må begrunnes |
|---|---|---|
| Avgrenset måned | 120 | Rapportens periode og feltbehov |
| Hele arkivet | 2 400 | Særskilt behov for historikk og vedlegg |
| Forskjell | 2 280 | Data som rapportoppgaven ikke nødvendigvis trenger |
Eksport av hele arkivet gir 20 ganger så mange dokumenter som månedsuttrekket. Det er ikke automatisk feil ved et systembytte, men omfanget må passe den faktiske oppgaven.
Kontroller både rett og leveranse
Undersøk hvem som kan bestille eksport, hvilke selskaper som inngår, og hvor resultatet blir levert. En nedlastingslenke må behandles som en tilgang til grunnlaget. Varsling til en feil mottaker kan utlevere data selv om eksportbestillingen var korrekt.
Datatilsynet beskriver dataminimering og lagringsbegrensning. For økonomisk dokumentasjon må dette vurderes sammen med relevant oppbevaringsbehov, blant annet etter bokføringsloven. Denne veiledningen fastsetter ingen felles slettefrist for alle dokumenttyper.
Et systembytte kan kreve dokumentasjon som en rapportjobb ikke trenger. Bevar derfor en særskilt eksportbeslutning med periode, dokumenttyper, mottaker og kontroll. Ikke bruk den brede migrasjonstilgangen som varig løsning for løpende analyser.
Akseptanseprøver
- Prøv at en avgrenset rapporttilgang ikke kan hente uavtalte selskaper.
- Kontroller at dokumenter og vedlegg følger avtalt omfang.
- Avstem antall eksporterte filer mot dokumentregisteret.
- Bekreft hvem som kan hente og videredele resultatet.
- Avklar når midlertidige eksportkopier skal fjernes.
Godkjenn leveransen når omfanget er forklarlig og mottakeren kan kontrollere fullstendigheten uten å gjette. Et stort ZIP-arkiv er ingen garanti for at alle vedlegg følger med eller at dokumentkoblingene er bevart.
Ved vurdering av ReAI bør krav til migrasjonseksport og løpende API-lesing beskrives som forskjellige behov. Den konkrete eksportstøtten må avklares med produktets dokumentasjon.
Prøv også eksportbestilling fra en bruker som kan lese enkelte dokumenter, men ikke hele arkivet. Et systems leserett og eksportrett kan være ulike eller like. Den dokumenterte forskjellen må undersøkes, ikke antas ut fra navn på knapper.
Se sensitive felt og paginering.