Avklar integrasjonens behandling av låste regnskapsperioder
Avklar dato, avvisning og korrigeringsansvar når en integrasjon møter en periode som ikke lenger er åpen.
En integrasjon kan motta et sent dokument etter at perioden er låst. Den må da håndtere en faglig avklaring, ikke bare en teknisk feil. Automatisk åpning av perioden eller flytting av dato skal ikke være en skjult retry-regel.
Syntetisk prøve rundt en periodegrense
En oppdiktet virksomhet har låst perioden til og med 30. september. Tre dokumenter sendes etter stengingen.
| Dokument | Angitt bokføringsdato | Hva testen undersøker |
|---|---|---|
| A | 30. september | Avvisning eller dokumentert kontroll |
| B | 1. oktober | Behandling i åpen periode |
| C | Mangler dato | Validering før perioderegelen |
Et godkjent resultat for A kan være en synlig avvisning med ansvarlig oppfølging. Integrasjonen er ikke nødvendigvis feil fordi den ikke får registrert dokumentet. Derimot er det feil å rapportere A som ferdig hvis mottakeren aldri tok imot det.
Undersøk hvilke låser som gjelder
Et system kan ha forskjellige låser for regnskapsperiode, bankavstemming og avgiftsrapportering. Et oppslag som viser én type lås, sier ikke nødvendigvis noe om de andre. Kontroller leverandørens beskrivelse for operasjonen som skal utføres.
Skil dokumentdato, bokføringsdato og mottaksdato. En teknisk klient bør ikke flytte alle tre til dagens dato for å få sendingen gjennom. Hvilken dato som er riktig, må avgjøres etter dokumentets innhold og gjeldende regnskapskrav.
Bokføringsloven gir relevant ramme for dokumentasjon og retting. Denne veiledningen fastsetter ingen generell bokføringsdato for sent mottatte dokumenter. Den beskriver hvordan integrasjonen holder avklaringen synlig.
Fastsett en kontrollert arbeidsflyt
- Registrer avvisning med dokumentidentitet og berørt periode.
- La fagansvarlig vurdere dato og korrigeringsmåte.
- Gjør eventuell gjenåpning som en særskilt godkjent handling.
- Bevar koblingen mellom opprinnelig grunnlag og endelig registrering.
- Avstem perioden på nytt når det er nødvendig.
Tilgang til å importere dokumenter bør ikke automatisk gi tilgang til å endre periodestyringen. Prøv dette med syntetiske data og en negativ tilgangstest. Ta også med et dokument som ligger nøyaktig på grensens sluttdato.
Godkjenn integrasjonen når den stopper eller avklarer dokumenter etter den avtalte regelen, og når ingen dato endres uten spor. En løst feilkøpost må vise hvilket mottakerresultat den endte med.
Ved et regnskapsoppdrag med Aiak kan ansvar for periodeavklaring inngå i arbeidsfordelingen. Systemleverandøren må dokumentere de konkrete avvisningene og låsemekanismene.
Ta også med grensen mellom periodetyper i driftsbeskrivelsen. En avvisning fra en avgiftsrelatert lås må ikke feiltolkes som samme situasjon som en vanlig regnskapslås. Feilklassen bør hjelpe fagansvarlig å undersøke riktig grunnlag.
Se feilkø og lese- og skriveadgang.