Avklar hvordan sletting i kilden påvirker mottakeren
Skill sletting, deaktivering og økonomisk korrigering før en kildeendring videreføres til regnskapssystemet.
Når et kildeobjekt forsvinner, er det ikke gitt at mottakerens økonomiske dokument skal forsvinne. En ordre kan være slettet før levering, mens en faktura allerede dokumenterer et gjennomført salg. Slettehendelser trenger en faglig regel, ikke automatisk kopiering av kildens tilstand.
Syntetisk sammenligning
Et lokalt testsett har tre oppdiktede objekter med forskjellige livsløp.
| Kildeobjekt | Mottakerens status | Kontrollert behandling |
|---|---|---|
| Ubrukt kundekort | Ingen økonomiske dokumenter | Vurder deaktivering og lagringsbehov |
| Ordre før fakturering | Bare et kladdegrunnlag | Avklar om kladden skal avsluttes |
| Ordre etter fakturering | Utstedt faktura finnes | Undersøk dokumentert korrigering |
Sletting av ordren i siste rad er ikke bevis for at salget aldri fant sted. Om mottakeren bare fjerner koblingen, kan sporbarheten svekkes uten at regnskapsbeløpet endres.
Finn hva slettemeldingen uttrykker
Undersøk om kilden skiller mellom arkivering, deaktivering, anonymisering og fysisk sletting. En manglende post i et nytt uttrekk kan også skyldes tilgangsendring eller endret filter. Integrasjonen bør ikke tolke ethvert fravær som en sletteordre.
Avtal hvordan slettinger oppdages ved trinnvis uthenting. Noen leveranser bruker en markert slettet post; andre krever periodisk sammenligning. Mekanismen må komme fra kildekontrakten. Et HTTP DELETE-kall forteller ikke alene hvilke dokumentasjonsplikter mottakeren har.
Bokføringsloven og Datatilsynets personvernprinsipper gir relevante, forskjellige hensyn. Lagringsbehov for økonomisk dokumentasjon og sletting av unødvendige personopplysninger må vurderes konkret. En teknisk melding avgjør ikke denne rettslige vurderingen.
Prøv korrigeringsveien
- Slett et ufakturert syntetisk kildeobjekt.
- Gjør samme prøve etter at mottakeren har et dokument.
- Kontroller referanser og historikk etter behandlingen.
- Gjenta slettehendelsen og bekreft samme avklarte resultat.
- Prøv fravær som skyldes endret filter, uten å slette noe.
Godkjenn automatisk sletting bare for objekttyper og tilstander der virkningen er dokumentert og akseptert. Bruk en avklaringskø når slettingen kan påvirke økonomisk dokumentasjon eller et oppgjør.
Ved samarbeid med Aiak bør korrigeringsansvaret for regnskapsgrunnlaget avklares, mens systemleverandøren beskriver hva kildehendelsen betyr. Unngå å gjøre integrasjonen til en automatisk beslutningstaker for ukjente dokumenttilstander.
Ta med en prøve der et kundekort deaktiveres, mens gamle dokumenter fortsatt skal være lesbare. Den viser om integrasjonen bevarer historiske referanser. Et valg om ikke å bruke kunden fremover er en annen beslutning enn å fjerne tidligere dokumentasjon.
Se trinnvis uttrekk og driftslogg.