Arbeidsavtale: skill dokumentversjon og virkningstid

En arbeidsavtales versjonsspor må vise både hvilket dokument som foreligger og når de aktuelle vilkårene gjelder. Filens sist-endret-dato er ikke alene dokumentasjon på avtalt virkningstid. Hvis et lønns- eller personalsystem bare viser siste fil, kan det bli vanskelig å forklare vilkårene for en tidligere periode.

Regelgrunnlaget kan kontrolleres i Arbeidstilsynets veiledning om arbeidsavtale.

Tre datoer har forskjellige funksjoner

Registreringsdato viser når informasjonen kom inn i systemet. Signeringsdato viser når dokumentet ble signert etter den aktuelle prosessen. Virkningsdato beskriver når endringen skal gjelde. Datoene kan være ulike, og en teknisk import skal ikke slå dem sammen til ett felt med navnet «dato».

Arbeidstilsynet beskriver krav til skriftlig arbeidsavtale og oppdatering ved relevante endringer. Den juridiske vurderingen av hva som kan endres, må holdes adskilt fra dokumentlagringen. Et nytt dokument med sporbar signering gjør ikke et ugyldig vilkår lovlig. Modellen her gjelder hvordan dokumentasjon og systemverdier kan knyttes sammen, ikke en vurdering av en konkret endrings adgang.

Syntetisk kontroll av avtalt stillingsendring

Et testeksempel har to dokumentversjoner og én planlagt endring. Personreferansen er fiktiv, og virksomheten forutsetter i testen at det avtalemessige grunnlaget er avklart.

En rapport for juni skal ikke bruke 80 prosent bare fordi D-02 er registrert før juni er avsluttet. Den nye versjonen har i eksemplet virkning fra juli. En god kontroll kobler rapportperioden til riktig avgrenset vilkår, og viser D-02 som en kommende endring fram til virkningstidspunktet.

Dokumentet og systemfeltet må samsvare

Kontroller at systemets stillingsandel, lønnsvilkår eller andre relevante verdier peker på riktig dokument og vurdering. Ikke la en manuell justering bli stående uten kilde bare fordi tallet ser rimelig ut. Dersom et tillegg eller en korrigering foreligger, må dokumentkjeden vise hva som suppleres eller erstattes, i stedet for å slette den eldre forklaringen.

Et tilleggsdokument kan endre bare ett vilkår, mens resten av avtalen fortsatt gjelder. En eksport som fremstiller tillegget som en full ny avtale, kan dermed miste andre nødvendige opplysninger. Bevar dokumentets rolle og relasjonen til grunnavtalen. Det er en annen kontroll enn å sammenligne filnavn og velge det som alfabetisk kommer sist.

Tilgangsstyring må gjelde både dokumenter og historiske felt. En generell avvikslogg kan vise at en dato ikke samsvarer, uten å inneholde hele arbeidsavtalen. Godkjenn kontrollen når valgt periode, relevante vilkår og dokumentkjede gir en sammenhengende forklaring. Ved uenighet om vilkåret må ansvarlig arbeidsgiverfunksjon avklare saken; teknisk versjonering skal ikke avgjøre en rettstvist eller erstatte den lovpålagte avtaleprosessen.

Et utkast må også kunne skilles fra et avklart dokument. At en fil ligger i samme mappe eller har et nyere versjonsnummer, betyr ikke at innholdet er akseptert og skal gjelde. Bevar statusen og dokumentasjonsgrunnlaget for endringen. Det gjør det mulig å vise planlagte vilkår uten at de samtidig brukes som gjeldende arbeidsforholdsopplysninger.

Videre kontroll

• Les Dokumentversjoner i kontrollsporet for å knytte endringen til riktig dokumentkjede.
• Les Datoformat og databetydning for å bevare registreringsdato og virkningsdato separat.