Finn overlapp mellom to eksporterte kontoutskrifter
Overlapp må løses med identitet og kilde, ikke bare ved å slette like datoer og beløp.
To bankfiler kan dekke deler av samme periode. Det skjer for eksempel når noen henter en ny eksport for å reparere en manglende dag. Overlapp i dato betyr ikke at alle poster i perioden er duplikater. Kontroller hvilke faktiske bankbevegelser som allerede er behandlet.
Bevar filidentitet, kontonummer, valuta, periode og bankreferanser. Sammenlign referansenes betydning med bankens implementeringsguide før de brukes som nøkkel. En lokal radnummerering kan endres fra eksport til eksport.
To utskrifter med en felles dag
Syntetisk eksempel for samme konto i NOK.
| Fil | Dekning | Poster | Sum |
|---|---|---|---|
| A | 1.–3. oktober | R1 +1 000, R2 −200 | +800 |
| B | 3.–5. oktober | R2 −200, R3 +600 | +400 |
| Begge uten kontroll | Fire forekomster | +1 200 | |
| Unike bevegelser | R1, R2, R3 | +1 400 |
R2 skal forklare én bankbevegelse selv om den forekommer i to kilder. Bevar gjerne begge kildeforekomster, men ikke opprett to regnskapsvirkninger.
Undersøk om det er kopi eller ny informasjon
En gjentatt referanse med samme beløp, valuta og dato kan være en kopi. En referanse med endrede opplysninger kan være korreksjon, et annet nivå i filen eller en feil. Den bør ikke slettes automatisk som duplikat.
Lag en sammenligningsrapport med «bare i A», «bare i B», «lik i begge» og «motstrid». Gruppene må defineres med dokumentert identitet. Bruk ikke en generell deduplisering på beløp og dato; to lønnsutbetalinger kan være like uten å være samme betaling.
- Kontroller konto og valuta før filer sammenlignes.
- Dokumenter hvilke referanser som brukes til matching.
- Bevar kildeforekomstene for utelatte duplikater.
- Avstem unike bevegelser mot saldoforskjellen.
- Prøv å importere samme fil igjen i testmiljøet.
Beslutning ved usikker match
Hvis to rader bare ligner, bør de stå som kandidater til avklaring. En feil sletting gjør en virkelig bankbevegelse usynlig. En feil dobbeltimport skaper en ekstra bevegelse. Begge kan være vanskelige å rette hvis originalfilen ikke er bevart.
Periodedekning og postidentitet er separate kontroller. At alle dager finnes, beviser ikke at alle poster finnes; at alle referanser er unike, beviser ikke at hele perioden er levert.
Se datohull og bankreferanser.
Når R2 utelates fra fil B, bør rapporten peke til R2 i fil A som den bevarte forekomsten. Da kan en annen person kontrollere avgjørelsen uten å gjenta hele sammenligningen. Dette er også nyttig hvis den første filen senere må undersøkes for en annen feil.