Bankgaranti og avtaleforpliktelse
Registrere garantiens ramme, utløp og mulige utløsningsvilkår separat fra gjennomførte betalinger. Garantidokument og tilhørende kontrakt er viktigere enn bare saldo på konto.
En bankgaranti har en ramme, en mottaker og vilkår for eventuell utbetaling. Den er forskjellig fra en faktura eller en gjennomført bankbetaling. Et økonomiregister bør bevare garantiforpliktelsen og garantikostnaden som separate størrelser, slik at pålydende ikke blir tolket som betalt leie eller kjøpesum.
Garantien trenger sin egen identitet
Oppgi garantinummer, utsteder, garantimottaker, tilknyttet kontrakt og juridisk enhet som garantien gjelder. Registrer valuta, ramme, gyldighet og hvilke dokumenterte endringer som har skjedd. To garantier til samme mottaker er ikke én garanti bare fordi beløpene er like.
Utstedelse, forlengelse, reduksjon, krav under garantien og frigivelse bør kunne skilles. Et internt felt merket «utløpt» er svakt grunnlag dersom vilkårene krever en særskilt frigivelse eller en nærmere vurdering av fristen. Bruk den faktiske garantiteksten til å avklare hva statusen skal bety.
Syntetisk garantioversikt
Dette eksemplet er konstruert og beskriver ingen bestemt banks vilkår. Beløpene er ikke en vurdering av hvordan garanti eller sikkerhet skal bokføres.
| Størrelse | Beløp | Hva den dokumenterer |
|---|---|---|
| Garantiramme | 100 000 kroner | Mulig dekning etter vilkår |
| Utstedelsesgebyr | 1 500 kroner | Separat fakturert kostnad |
| Dokumentert bankbetaling | 1 500 kroner | Betaling av gebyret |
| Reservert sikkerhet i testavtalen | 20 000 kroner | Sikkerhetsgrunnlag, ikke gebyr |
| Utbetalt garantikrav | 0 kroner | Ingen oppgjørshendelse i eksemplet |
En rapport med en «garantiutgift» på 121 500 kroner har blandet ramme, sikkerhet og kostnad. Verdiene må forklares hver for seg, også hvis de finnes i samme bankdokument. Sikkerhetens karakter og regnskapsmessige behandling avhenger av faktisk avtale og omstendigheter.
Varsler skal bygge på riktig dato
Bevar både garantidato og datoen for den kontrakten garantien sikrer. En kontrakt kan løpe lenger enn den nåværende garantien. Varsel om fornyelse må derfor kontrollere begge forhold. Ved automatisk forlengelse må rutinen dokumentere hva som skjer dersom en part gir oppsigelse.
Prøv en økt garantiramme uten nytt garantinummer, flere kontrakter under samme garanti og en delvis frigivelse. Et tillegg skal ikke registreres som en helt ny garanti dersom det faktisk endrer den eksisterende. Historiske rammer bør likevel være tilgjengelige for kontroll på tidligere tidspunkt.
Ved systembytte kan gebyrene følge hovedboken mens garantidokumentene blir igjen i en separat mappe. Ta derfor en egen avstemming av åpne garantier mot kontraktsarkivet. En saldo på null i banken er ikke tilstrekkelig bevis på at ingen garantier finnes.
Kontroller referanseintegriteten før oversikten godkjennes. Faglig vurdering av forpliktelser og eventuell noteinformasjon må utføres særskilt, med NRS 8 som relevant regnskapskilde. Datamodellen her dokumenterer vilkår og hendelser; den foreskriver ikke en universell balanseføring av garantirammer.
Pålydende i flere valutaer
En garantiramme i euro og et gebyr i kroner skal ikke legges sammen som to beløp i samme enhet. Bevar originalvaluta for hver størrelse, og forklar eventuell rapporteringsomregning som et separat beregningsgrunnlag.
- Garantirammen viser den avtalte valutaen i garantidokumentet.
- Kostnaden viser valutaen i det faktiske kostnadsdokumentet.
En oppdatert kronepresentasjon kan endres selv om selve garantien er uendret. Kontrollen må derfor skille valutapresentasjon fra endring i avtalens ramme. Ellers kan et kursutslag feiltolkes som en ny garanti eller delvis frigivelse.