Avstem timer etter både ansatt og kundeoppdrag

I bemanning kan de samme timene inngå i lønnsgrunnlag, kundeoppfølging og fakturagrunnlag. Det betyr ikke at alle formål har samme mengde, pris eller godkjenningsregel. Ansatt og kundeoppdrag må være egne dimensjoner.

Syntetisk todimensjonal kontroll

To oppdiktede ansatte arbeider på to oppdrag. Eksemplet viser bare godkjente arbeidstimer, uten lønnssatser, tillegg eller avgifter.

Et samlet antall på 60 timer stemmer selv om E1s åtte timer feilaktig er flyttet fra B til A. Da blir oppdragsfordelingen 48 og 12, mens ansattfordelingen fortsatt er 32 og 28. Begge dimensjoner må kontrolleres for å finne feilen.

Hold formålene adskilt

Bevar timepostnøkkel, ansattnøkkel, oppdragsnøkkel, dato og godkjenningsreferanse. Kundenavnet er ikke en tilstrekkelig oppdragsnøkkel dersom kunden har flere arbeidssteder eller avtaler. En ansattkode må dessuten avgrenses til virksomheten den tilhører.

Lønnsgrunnlag og fakturagrunnlag kan ha forskjellige regler for pauser, tillegg eller minstetid. Integrasjonen bør levere grunnlag og tydelig tilstand, ikke anta at fakturerte timer automatisk er riktig lønnsgrunnlag. Denne veiledningen fastsetter ingen lønns- eller arbeidsrettslig behandling.

Datatilsynets personvernprinsipper er relevante fordi timegrunnlag knyttet til ansatte er personopplysninger. En kundeavstemming trenger ikke nødvendigvis navn eller andre personaldetaljer hvis en egnet oppdragsreferanse løser kontrollen.

Prøvepakken

1. Registrer én ansatt på to oppdrag samme dag.
2. Registrer to ansatte på samme oppdrag.
3. Flytt en ufakturert timepost mellom oppdrag og kontroller sporet.
4. Prøv en rettelse etter at grunnlaget er godkjent.
5. Sammenlign summer både per ansatt og per oppdrag.

Godkjenn modellen når begge dimensjoner stemmer, og forskjeller mellom arbeidsformål kan forklares. En samlet kontrollsum er nødvendig, men utilstrekkelig.

Ved regnskapsarbeid med Aiak kan en avstemmingsmatrise brukes til å avklare hvilke oppdragsdata som skal følge fakturagrunnlaget. Integrasjonsleverandøren må dokumentere felt og tilgang. Veiledningen hevder ingen særskilt bemanningsfunksjon.

Ta også med en ansatt som bytter oppdrag midt i dagen. To tidsintervaller må ikke slås sammen bare fordi dato og ansatt er lik. Den enkelte timepostens oppdragsreferanse bør bevares, slik at de to kundegrunnlagene kan kontrolleres uavhengig.

Kontroller også at en timepost ikke blir kopiert når et kundeoppdrag endrer navn. Navnehistorikk og stabil oppdragsnøkkel bør gi samme mengde, slik at omdøping ikke skaper ekstra timegrunnlag.

Se godkjente timer og sensitive felter.

Arbeidssted og arbeidsperiode kan ha egen betydning

For grensegjengere kan arbeidsstedet være relevant for en særskilt lønnsvurdering. Kundens hovedadresse er ikke nødvendigvis stedet timene ble utført. Ved Svalbardopphold trenger lønnsgrunnlaget faktiske oppholdsperioder og avbrudd; en samlet timetotal avgjør ikke kontinuiteten.

For sjøfolks daggrunnlag må fartøyreferansen og den konkrete kvalifikasjonsprøven overleve eksporten. Disse opplysningene supplerer oppdragsavstemmingen og skal ikke utledes av fakturerbare timer alene.