Kortbetalingen er godkjent: hvor mye er faktisk trukket?
En ordre kan være autorisert for 3 000 kroner selv om bare 2 700 blir trukket. Avstem deltrekkene før kundekrav og bankoppgjør lukkes.
En kortbetaling kan være godkjent som autorisasjon før hele beløpet er trukket. Avstem det faktisk trukne beløpet, ikke bare ordren eller reservasjonen. Dette er særlig nyttig når deler av en ordre leveres senere, eller en vare faller bort etter at betalingsmiddelet er autorisert.
Kontrollen gjelder økonomioppfølging av et allerede avklart betalingsoppsett. Den beskriver ingen API-kommandoer og gir ingen garanti for at en butikk eller betalingsleverandør støtter flere delvise trekk. Før slike forløp brukes, må leverandøren bekrefte hva akkurat avtalen og betalingsmåten tillater.
Tre størrelser som kan avvike
Ordrebeløpet viser det avtalte kjøpet. Autorisasjonen viser et godkjent betalingsgrunnlag eller en reservasjon etter leverandørens modell. Capture betegner det senere trekket som gjennomføres mot dette grunnlaget. Bankoppgjøret er enda en størrelse, fordi tid, gebyrer og andre oppgjørshendelser kan påvirke utbetalingen.
Adyens dokumentasjon om capture viser ett konkret leverandøreksempel. Ved én delvis capture kan resten kanselleres automatisk. Flere delvise capture krever særskilt støtte og aktivering. Asynkrone bekreftelser og senere capturefeil må også skilles fra endelig oppgjør. Dette skal ikke generaliseres til alle kortavtaler.
Økonomiansvarlig trenger derfor en forklaring på hvilken modell som er brukt. En intern status kalt delbetalt kan ikke alene vise om resten kan trekkes senere, er frigitt eller trenger et nytt godkjent betalingsgrunnlag.
En ordre med to bekreftede deltrekk
Det syntetiske eksemplet forutsetter uttrykkelig at flere delvise trekk er tillatt og aktivert. Beløpene er i NOK; det gis ingen vurdering av avgift eller inntektsføring.
| Hendelse | Beløp | Hva kontrollen kan bruke den til |
|---|---|---|
| Ordre og autorisasjon | 3 000 | Opprinnelig omfang |
| Første bekreftede deltrekk | 1 200 | Én dokumentert betalingshendelse |
| Andre bekreftede deltrekk | 1 500 | En annen dokumentert betalingshendelse |
| Frigitt rest | 300 | Skal ikke behandles som innbetalt |
| Samlet trukket | 2 700 | Grunnlag som senere oppgjør må forklare |
De 300 kronene er ikke et dokumentert kundefordringstap bare fordi de ikke ble trukket. Årsaken kan være at varen ikke skal leveres eller at avtalen ble endret. Det underliggende kundegrunnlaget må undersøkes før økonomisk behandling velges.
Hvis modellen bare tillater ett delvis trekk, kan eksemplet ikke kopieres. Da kan første trekk på 1 200 ha kansellert restautorisasjonen. Et andre trekk på 1 500 skal ikke settes som forventet eller vellykket uten eget grunnlag. Dette er en beslutningsgrense, ikke en feil som kan løses ved å endre tabellens statusnavn.
Koble deltrekket til riktig krav
Noter ordre, kundedokument, betalingsreferanse og hvilke leveranser deltrekket gjelder. En kunde kan ha flere like ordrebeløp. Totalen 2 700 er derfor utilstrekkelig hvis første trekk gjelder én kunde og det andre feilaktig er koblet til en annen.
Dersom det er utstedt et krav på 3 000, må dokumentene forklare hva som skjer med resten. Hvis avtalen er redusert, kan det være nødvendig med et korrekt korrigeringsdokument. Hvis resten fortsatt skal leveres og betales, trenger oppfølgingen et åpent grunnlag. En status om frigitt autorisasjon gjør ingen av disse vurderingene automatisk.
Bruk ordrelinjens dokumentkjede til å avgrense leveransene. Betaler og fakturakunde dekker forbindelsen når formidleren står som bankavsender.
En capturebekreftelse er ikke bankposten
Anta i en videre syntetisk prøve at de to deltrekkene senere inngår i ett oppgjør med et dokumentert gebyr på 54 kroner. Forventet bankutbetaling i denne avgrensede modellen blir 2 646. Det er ikke et tredje salg og heller ikke en grunn til å endre kundens kjøpesum til nettobeløpet.
Hvis banken viser 1 176 først, kan dette gjelde første deltrekk med sin oppgjørsandel. Resten må følges opp etter leverandørens faktiske rapport, ikke bokføres som en manglende kundeinnbetaling uten undersøkelse. Avstemming av nettooppgjør støtter denne separate broen.
En senere capturefeil trenger også egen behandling. Kontrollen må finne hvilket trekk feilen gjelder og om det har kommet et korrigerende oppgjør. Ikke slett tidligere mottatte hendelser bare for å gjøre dagens total enklere.
Før saken kan lukkes
Gjennomgå hele rekken fra avtalt kjøp til faktisk oppgjør. Vis hvilke beløp som er autorisert, bekreftet trukket, frigitt og uavklart. Behold opprinnelige leverandørreferanser selv om økonomisystemet gir hendelsene nye interne nøkler.
Et godt kontrollresultat er en forklaring som tåler både et forsinket oppgjør og et avvik. Det er ikke nok at sluttsummen passer. Når et deltrekk mangler sikker betydning, må betalingsleverandørens dokumentasjon og faktisk kundekrav avklares før saken brukes som grunnlag for ny belastning eller innfordring.