Koble refusjon til opprinnelig salg og oppgjør
En refusjon må spores både til kundens kjøp og til pengestrømmen som gjør opp tilbakebetalingen.
En refusjon er en egen hendelse knyttet til en tidligere betaling. Den kan være delvis, fullstendig, ventende eller mislykket. Opprettet refusjon er ikke automatisk gjennomført tilbakebetaling. Bevar derfor både dokumentkobling og statushistorikk.
Finn original betaling, refusjonsidentitet og oppgjørseffekt. Ved flere delrefusjoner må dere kontrollere samlet tilbakeført beløp, ellers kan hver enkelt refusjon se rimelig ut samtidig som totalen blir feil.
To delrefusjoner mot samme kjøp
Syntetisk eksempel i NOK, uten gebyrendring.
| Hendelse | Beløp | Samlet refundert | Gjenstående del av kjøpet |
|---|---|---|---|
| Original betaling SALG-41 | 1 500 | 0 | 1 500 |
| Refusjon REF-1 gjennomført | 400 | 400 | 1 100 |
| Refusjon REF-2 gjennomført | 600 | 1 000 | 500 |
| REF-2 levert på nytt i rapport | 600 | Fortsatt 1 000 | Fortsatt 500 |
Den siste raden er en gjentatt forekomst, ikke en ny refusjon. Dersom den bokføres igjen, blir samlet tilbakeføring 1 600, altså 100 mer enn original betalingen.
Følg tilbakebetalingen til oppgjøret
Kontroller om refusjonen trekkes i et senere nettooppgjør, belastes saldoen hos formidleren eller gir en egen bankbevegelse. Ikke anta at den vises som separat bankbetaling til kunden.
Undersøk også refusjonsstatus. Stripe beskriver at refusjoner kan mislykkes og at beløpet da kan komme tilbake til formidlersaldoen. Dette er et leverandørspesifikt eksempel på hvorfor opprettelse og endelig resultat må holdes atskilt.
- Sammenlign refusjonens valuta med original betalingen.
- Kontroller samlet beløp for alle delrefusjoner.
- Bevar årsak og relevant korreksjonsdokumentasjon.
- Knytt refusjonen til riktig oppgjørsrapport.
- Unngå ny refusjon før et uklart første forsøk er undersøkt.
Avklar dokument og kontantoppgjør separat
En kreditnota kan korrigere salgsdokumentet uten at kunden ennå har fått pengene tilbake. En refusjon kan være gjennomført uten at korrekt dokumentkorreksjon er registrert. Kontrollrapporten bør derfor vise begge sider og hvem som følger opp manglende kobling.
Ved valutaomregning må opprinnelig salgsbeløp og faktisk tilbakebetalt beløp bevares hver for seg. Ulik kroneverdi kan skyldes kurs eller gebyr, men skal ikke forklares med en gjetning.
Godkjenn saken når kjøpskobling, dokumentbehandling, refusjonsstatus og oppgjørsvirkning er forklart. En tekst som bare sier «refundert», dekker ikke alle disse kontrollene.
Se chargeback.
I delrefusjonsprøven kan dere også legge inn REF-3 på 700 kroner som uavklart hendelse. Samlet gjennomført refusjon er fortsatt 1 000 til statusen er bekreftet. Hvis også REF-3 gjennomføres, blir totalen 1 700 og må undersøkes mot original betaling og eventuelt annet dokumentert grunnlag.