Boligselskapets eieroppgaver: prøv hver eier, ikke bare totalsummen

Boligselskapets regnskap er avstemt, og summen av eiernes årsoppgaver utgjør hundre prosent. Likevel har en tidligere eier fått opplysninger som gjelder en annen leilighet, mens et lån er fordelt etter feil nøkkel. En riktig total beviser ikke at hver eiers tredjepartsoppgave er riktig. Kontrollen må gå fra selskapets beregningsgrunnlag til konkret eier, enhet og periode.

Veiledningen gjelder boligselskapets dokumentasjon av opplysninger til eierne. Den beregner ikke eiernes personlige skatt og gjelder ikke automatisk enhver type sameie. Avklar først at enheten omfattes av den aktuelle rapporteringsordningen og hvilke opplysninger som faktisk skal fordeles.

Lås eierregister og regnskapsgrunnlag samtidig

Hent en identifisert eieroversikt med andel eller aksje, bolig og relevante eierperioder. Kontroller navn og nødvendig identifikasjon mot dokumentert grunnlag. En oppdatert kontaktliste kan være laget for brevutsendelse og trenger ikke vise historiske eierskifter korrekt.

Bevar også regnskapsversjonen som ligger bak oppgavene. Dersom lånesaldo eller rentegrunnlag endres etter at eieroppgavene ble laget, må virkningen vurderes. Det er utilstrekkelig å stemme en gammel eierfordeling mot en ny totalsaldo og kalle begge kontroller godkjent.

Finn hva hver fordelingsregel gjelder

Skatteetatens rettledning for boligselskap beskriver de aktuelle opplysningene og fordelingen. Selskapet velger husleiebrøk eller andelsbrøk og andelskonto, og må bruke samme valgte fordelingsmetode for inntekter og kostnader som for formue og gjeld. Innenfor metoden kan bestemte poster, individuelle gjeldsforhold og relevante eierperioder gi forskjellige beløp. Dette åpner ikke for fritt å velge en ny fordelingsnøkkel for hver kolonne.

Skill skatterapporteringsgrunnlaget fra den ordinære resultatrapporten. Ikke alle regnskapskostnader er automatisk den skattemessige kostnaden som skal fordeles. En sum som er korrekt bokført, kan derfor trenge en særskilt avstemming før den går inn i årsoppgavene.

Et eksempel med en riktig total og feil eier

I et konstruert boligselskap skal et avklart grunnlag på 120 000 kroner fordeles etter en dokumentert nøkkel på 40, 35 og 25 prosent. Eksemplet forutsetter at denne nøkkelen er riktig for akkurat dette grunnlaget.

Hvis A og B bytter mottaker i utsendelsen, er totalen fortsatt 120 000. Kontrollen må derfor prøve selve koblingen mellom enhet og eier. Hvis C har to medeiere, må det avklares hvordan opplysningene skal fordeles og leveres, ikke bare sendes samlet til den som betaler felleskostnadene.

Eierskifte skal ikke løses med dagens kontaktperson

Bevar dokumentert overtakelse og relevante datoer. Avklar hvilken periode hver opplysning gjelder og hvordan gjeldende regel håndterer eierskiftet. Ikke bruk en generell dagfordeling på alle opplysninger uten å undersøke om dette er riktig.

Oppgjørsdato, innflytting og datoen for oppdatering av forretningsførers register kan være forskjellige. Lag et konkret avvik når dokumentene ikke samsvarer. En etterregistrert eier skal ikke automatisk få hele årets oppgave fordi vedkommende står øverst i dagens liste.

Avstem særskilte låneforhold

Hvis forskjellige boliger har forskjellige gjelds- eller betalingsforhold, må dette fremgå av grunnlaget. En eier som har innfridd en andel, kan ikke nødvendigvis behandles med samme beregning som alle andre. Finn avtale, oppgjør og hvordan endringen er tatt inn i det relevante rapporteringsgrunnlaget.

Ikke la en endring i månedlige felleskostnader alene være bevis for gjeldsreduksjonen. Betalingen kan også inneholde drift og andre komponenter. Følg opplysningen tilbake til den faktiske låne- og eieravstemmingen.

Test fra eier til selskap og tilbake

Velg minst ett eierskifte, én medeiersituasjon og én enhet med særskilt grunnlag der slike finnes. Finn dokumentene bak den enkelte oppgaven. Prøv deretter en relevant selskapssum og følg alle fordelte bidrag tilbake til samme grunnlag.

Et avvik skal vise om problemet ligger i regnskapstallet, fordelingsnøkkelen, eierregisteret eller selve leveringen. Det gjør rettingen mer presis. En ny utsendelse løser ikke en feil i underliggende gjeldsgrunnlag, og en korrigert regnskapspost oppdaterer ikke nødvendigvis allerede innsendte opplysninger.

Bevar den leverte versjonen og følg korreksjonen

Arkiver grunnlag, eierfordeling og kvittering for den aktuelle leveransen. Hvis noe endres, behold både opprinnelig og korrigert versjon med begrunnelse. Kontroller gjeldende frister og fremgangsmåte i årets rettledning før retting.

Gi eierne forståelig beskjed når relevante opplysninger korrigeres. Begrens samtidig tilgangen til andre eieres personopplysninger. En samlet kontrollfil kan være nyttig internt uten å være egnet som vedlegg til alle.

Kontrollen er ferdig når den enkelte eierens opplysninger lar seg forklare, ikke bare når selskapets total stemmer. Et slikt grunnlag viser hvilke beregninger som er avklart og hvilke individuelle spørsmål eieren må følge opp på eget skattegrunnlag.

Relatert kontrollarbeid

• Skill selskapets rapport fra en eierfordeling
• Prøv oppgavens grunnlag tilbake til dokumentene
• Bevar tidligere levering og senere korreksjon