Dokumenter sammenhengen mellom fremdrift og fakturalinjer
Koble fakturert fremdrift til kontraktsdel, godkjent grunnlag og tidligere fakturering før data overføres.
En fremdriftsfaktura kan bygge på kumulativ fremdrift, en milepæl eller dokumenterte mengder. Et prosentfelt uten beregningsgrunnlag er ikke nok. Integrasjonen må skille samlet opptjent grunnlag fra beløpet som skal faktureres nå.
Syntetisk kumulativ beregning
Et oppdiktet arbeid har avtalt kontrollverdi 200 000 kroner. Avtalen i eksemplet bruker godkjent prosentvis fremdrift og holder avgift, tillegg og tilbakehold utenfor prøven.
| Kontrollpunkt | Beregning | Verdi |
|---|---|---|
| Godkjent fremdrift | 45 prosent av 200 000 | 90 000 |
| Tidligere fakturert | Dokumentert tidligere beløp | 60 000 |
| Nytt fakturagrunnlag | 90 000 − 60 000 | 30 000 |
Hvis 90 000 sendes som ny faktura uten fradrag for tidligere fakturering, blir samlet fakturering 150 000 kroner. Den er 60 000 høyere enn eksemplets godkjente grunnlag.
Bevar beregningssporet
Knytt hver fakturalinje til prosjekt, kontraktsdel og godkjenningsreferanse. Bevar hvilken fremdriftsversjon som ble brukt. Hvis fremdriftsanslaget senere endres, skal den gamle fakturaens opphav fortsatt kunne forklares.
En tilleggsmengde bør ikke usynlig øke den opprinnelige kontraktsverdien. Skill opprinnelig arbeid fra godkjente endringer, og dokumenter hvordan tidligere fakturering er fordelt mellom dem. Tilbakehold og forskudd trenger egne felt og regler når de faktisk inngår i avtalen.
Peppols fakturalinjemodell gir begreper for linjer og referanser. Den fastsetter ikke betalingsplanen i en byggekontrakt. Beregningsregelen må derfor komme fra det godkjente kontraktsgrunnlaget, ikke et generisk standardfelt.
Prøver før automatisering
- Gjenta samme godkjente fremdrift og forvent null nytt grunnlag.
- Øk fremdriften og sammenlign bare differansen.
- Krediter en tidligere faktura og avklar ny kumulativ kontroll.
- Endre kontraktsverdi med dokumentert endringsreferanse.
- Prøv en nedjustert fremdrift som krever faglig vurdering.
Velg automatisk fakturagrunnlag bare når hver beregning følger en dokumentert avtale og godkjenningen er identifiserbar. En negativ differanse bør ikke automatisk bli en kreditnota uten avklart arbeidsflyt.
Regnskapsfører og prosjektansvarlig trenger samme forklaring på grunnlaget. Ved et oppdrag med Aiak kan kontrolltabellen brukes til å avklare hvilke dokumenter og beslutninger som må følge leveransen. Det innebærer ingen påstand om en ferdig byggintegrasjon.
Bevar også hvilken tidligere fakturering beregningen sammenlignes med. Et felt med bare «tidligere fakturert» uten dokumentreferanser er vanskelig å kontrollere ved kreditnota. Kontrolltabellen bør derfor vise både kumulativ sum og dokumentene som bygger den opp.
Se prosjektidentitet og API-avstemming.