Bevar identitet når et prospekt blir en økonomisk kunde
Koble kontaktoppfølging til avklart kunderegister uten å gjøre markedsstatus til fakturadokumentasjon.
Et prospekt er en kontakt i en mulig kommersiell relasjon. En økonomisk kunde er en identifisert motpart i en avtale eller transaksjon. Når et CRM-system gjør en kontakt til kunde, må det ikke miste sammenhengen eller opprette flere kunder for samme juridiske enhet. Kontakt, virksomhet og økonomisk kundereferanse bør være forskjellige identiteter.
Datatilsynets personvernprinsipper er relevante når registeret inneholder personopplysninger. Her foreslås en kontrollmodell for dataoverføring. En salgsstatus dokumenterer ikke behandlingsgrunnlag, markedsføringsrett, inngått avtale eller korrekt fakturamottaker.
Ikke gjør e-post til eneste kundenøkkel
En virksomhet kan ha flere kontaktpersoner og flere e-postadresser. En person kan bytte jobb, mens en eksisterende virksomhetsidentitet består. Avklar derfor hvilken juridisk enhet kontakten representerer og hvilke kildedata som faktisk bekrefter det. Et kontaktnavn alene er utilstrekkelig for en automatisk fakturamottaker.
Bruk en dokumentert konverteringshendelse som knytter prospektnøkkel til kunderegisterets nøkkel. Hvis kunden allerede finnes, skal hendelsen kunne koble til den eksisterende posten i stedet for å opprette en ny. Bevar beslutningen og hvem som godkjente tvetydige tilfeller.
Syntetisk kontroll med to kontakter
Eksemplet er oppdiktet og bruker ingen reelle person- eller foretaksdata.
| CRM-objekt | Representert testvirksomhet | Avklart kundekobling | Resultat |
|---|---|---|---|
| Prospekt P-01 | V-A | Kunde K-10 | Kobles til eksisterende kunde |
| Prospekt P-02 | V-A | Kunde K-10 | Andre kontakt, samme juridiske kunde |
| Prospekt P-03 | Uavklart | Ingen | Står i avklaringskø |
| Ny ordre O-01 | V-A | Kunde K-10 | Egen økonomisk hendelse |
Tre prospekter skal ikke automatisk bli tre økonomiske kunder. P-03 kan være en reell kontakt og samtidig mangle tilstrekkelig grunnlag for å opprette kundemotpart. O-01 skal heller ikke brukes som ny kunde-ID; én kunde kan ha flere ordre.
Status er ikke et salgsdokument
«Vunnet» eller «interessert» er lokale oppfølgingsstatuser. De sier ikke uten videre at tilbudet er akseptert, varen er levert eller en faktura skal sendes. Beskriv hvilken faktisk dokumentasjon som utløser videre økonomisk behandling, og la det dokumentet ha sin egen identitet.
Prøv en kontakt som konverteres samtidig av to medarbeidere. En godkjent rutine må hindre dobbel kundeopprettelse eller synliggjøre kollisjonen. Prøv dessuten sammenslåing av kontakter uten at tidligere ordre og dokumenter mister sin historiske kobling.
Ved systembytte kan salgsnotater inneholde opplysninger økonomimottakeren ikke trenger. Avtal hvilke felter som følger med, hvilke som oppbevares i et separat arkiv og hvordan tilgangen vurderes. Å overføre alt fordi det finnes i CRM-eksporten er ikke et tydelig formål.
- Bevar juridisk motpart uavhengig av kontaktperson.
- Avklar eksisterende kundepost før ny identitet opprettes.
- Skill konverteringshendelse fra ordre, leveranse og faktura.
Stabil kundenøkkel forklarer identiteten. Referanseintegritet forklarer relasjonene. Godkjenn dataflyten når de ulike objektene kan følges uten at en lokal salgsstatus får mer betydning enn dokumentene gir grunnlag for.
Stans konvertering av en tvetydig virksomhet
To kontakter med likt firmanavn kan representere forskjellige juridiske enheter. Før en sammenslåing må relevant kildeidentitet kontrolleres. Tilsvarende er to forskjellige navn ikke bevis på to kunder dersom den samme virksomheten har endret navn. En god datamodell gjør begge situasjoner synlige uten å fylle inn et tilfeldig organisasjonsnummer. Når grunnlaget er avklart, bør koblingstabellen vise hvilken beslutning som ble tatt og fra hvilken dato. Dermed kan en historisk ordre fortsatt forklares, selv om kontaktregisteret senere blir ryddet eller slått sammen.