Klassifiser kvalitetsavvik etter konsekvens
Antall feil sier lite uten en forklaring av hva feilene kan påvirke.
En manglende beskrivelse og en feil bankkonto er begge datakvalitetsavvik, men de har forskjellig konsekvens. Prioriter etter hva dataene brukes til, ikke bare hvor mange felter som er røde. En nyttig klassifisering gir også tydelig neste handling.
Lag kategorier som er forståelige for dem som faktisk behandler sakene. De bør skille mellom teknisk avvisning, identitetsbrudd, beløpsfeil, manglende dokumentasjon og mindre visningsavvik. Dette er en lokal kontrollmodell, ikke en universell standardtaksonomi.
Fire avvik i samme leveranse
Syntetisk eksempel. Prioritetene er illustrasjoner som må tilpasses virksomhetens bruk.
| Avvik | Mulig konsekvens | Foreslått handling |
|---|---|---|
| Uavklart mottakerkonto | Betaling til feil mottaker | Stopp betalingsbruk og bekreft konto |
| Linjenetto 100 kroner feil | Uriktig fakturabeløp | Rett kildeberegning |
| Kunde mangler i registerfil | Brutt dokumentkobling | Avklar leveransens fullstendighet |
| Ulik mellomromsvisning i navn | Mulig søkeproblem | Kontroller normalisering og identitet |
Et stort antall mellomromsavvik skal ikke fortrenge én uavklart betalingskonto. Samtidig kan en liten formatfeil være kritisk hvis den hindrer hele leveransen.
Beskriv både alvor og omfang
Registrer berørt felt, objekt, kontrollregel og bruk. Tell hvor mange poster som rammes, men noter også beløp og om konsekvensen er kjent eller usikker. En usikker identitet kan være viktig selv når beløpet ikke er oppgitt.
Skill årsak fra symptom. «Import avvist» forteller hva som skjedde, men ikke om årsaken er ugyldig dato, ukjent kode eller manglende referanse. Den som retter kilden, trenger den konkrete forklaringen.
- Knytt hver kategori til en ansvarlig rolle.
- Definer hvilke avvik som stopper videre behandling.
- Definer hva som kan godkjennes med dokumentert begrunnelse.
- Bevar opprinnelig avvik når noe rettes manuelt.
- Test klassifiseringen med flere forskjellige eksempler.
Revider modellen når bruken endres
Et felt som tidligere bare ble vist, kan senere styre automatisk betaling eller rapportering. Da kan samme avvik få større konsekvens. Klassifiseringen bør derfor vurderes når integrasjonen får nye oppgaver.
Den britiske offentlige datakvalitetsveiledningen knytter kvalitet til formål og behov. Det er relevant metodestøtte, men ikke norsk bokføringsregelverk. En lokal kategori skal ikke presenteres som lovbestemt eller sertifisert.
Godkjenn modellen når en saksbehandler kan forstå både risiko og neste handling uten en muntlig forklaring. «Lav kvalitet» er for generelt til å være en operativ beslutning.
Les avklaringskø og prioritering av datavask.
Et formatavvik som rammer hele filen kan prioriteres høyt selv når ingen enkeltbeløp er oppgitt. Beskriv leveransekonsekvensen, for eksempel at 120 dokumenter venter på behandling. Dette hindrer at manglende beløp blir tolket som lav risiko i en modell som ellers legger stor vekt på kroner.