Bruk forventet volum til å oppdage manglende leveranser
Et volumavvik kan varsle manglende levering, men forventningen må ha et klart grunnlag.
Antall poster er en nyttig kontroll når en leveranse skal være komplett. Et forventet volum må beskrive samme objekt, periode og selskapsomfang som det mottatte volumet. Antall fakturaer kan ikke sammenlignes direkte med antall fakturalinjer.
Velg et uavhengig kontrollgrunnlag der det er mulig, for eksempel kildens antall dokumenter ved samme skjæring. Hvis forventningen bare hentes fra eksportfilen selv, kan den gjenta eksportens feil.
En levering som mangler 20 dokumenter
Syntetisk eksempel med samme selskap, periode og dokumenttype i alle rader.
| Kontrollpunkt | Antall | Forklaring |
|---|---|---|
| Kildens forventede fakturaer | 1 000 | Bekreftet ved avtalt skjæring |
| Mottatte fakturaer | 980 | 20 færre enn forventet |
| Mottatte fakturalinjer | 2 400 | Et annet objektnivå |
| Gyldige fakturaer etter kontroll | 970 | 10 av de mottatte er uavklarte |
Manglende levering er 20 dokumenter. I tillegg finnes 10 uavklarte dokumenter som faktisk kom frem. Å rapportere bare «970 importert» gjør årsakene vanskeligere å skille.
Undersøk forskjellen per delgruppe
Bryt avviket ned etter selskap, dokumenttype, periode og relevant status. En fil kan mangle kreditnotaer eller et helt selskap selv om samlet volum ligner normalnivået. Kontroller også om filtre er endret siden forrige eksport.
Historisk gjennomsnittsvolum kan gi et varsel, men er ikke en fullstendighetsfasit. Færre salg, ferie eller endret prosess kan gi legitim nedgang. Merk derfor forventningen som estimat når den ikke er en bekreftet kildetelling.
- Avtal hvilket objekt som telles.
- Bruk samme skjæring og filter i begge tellinger.
- Skill mottatt fra godkjent og bokført.
- Undersøk gjentatte leveranser og duplikater.
- Koble avviket til konkrete manglende identiteter der det er mulig.
Kombiner volum med beløp og identitet
Riktig antall beviser ikke riktig innhold. Én manglende faktura og én dobbeltlevert faktura kan gi samme volum. Sammenlign derfor også identiteter og relevante kontrollsummer.
Offentlig datakvalitetsveiledning beskriver flere dimensjoner og målinger. Volum er en lokal kontroll som må knyttes til formålet. Det bør ikke presenteres som en generell standardgaranti for komplett regnskap.
Godkjenn leveransen når forskjellen er forklart og alle forventede objekter har kjent status. Hvis kilden ikke kan levere sikker telling, dokumenter begrensningen og bruk flere uavhengige kontroller.
Les fullstendighetsprosent og referanseintegritet.
Hvis kildetellingen senere øker fra 1 000 til 1 005 etter en sen registrering, må kontrollen dokumentere ny skjæring. De fem nye dokumentene gjør ikke det tidligere uttrekket feil under dets opprinnelige avgrensning. Sammenlign leveranser med kjent tidspunkt før volumforskjellen klassifiseres som eksportfeil.