Sett ugyldige data i avklaringskø uten å skjule dem
En avklaringskø skal bevare problemet og gjøre det mulig å rette kilden uten skjult datatap.
En import kan møte data som ikke trygt kan brukes videre. Bevar posten i en synlig avklaringskø fremfor å forkaste den stille eller fylle inn en gjettet verdi. Køen bør vise årsak, kilde og hvilken oppgave som er stoppet.
Avklar om feilen gjelder én post eller hele leveransen. En brutt dokumentreferanse kan gjøre flere linjer ubrukelige. En ukjent bankkonto kan stoppe betaling uten nødvendigvis å stoppe annen dokumentlesing.
En leveranse med 100 poster
Syntetisk eksempel med en lokal regel om at tre feilposter holdes tilbake.
| Gruppe | Antall | Status |
|---|---|---|
| Godkjent etter kontroll | 97 | Kan brukes innen avklart omfang |
| Ukjent kundeidentitet | 2 | Avklaring av registerkobling |
| Ugyldig beløpsformat | 1 | Rett kilde eller formatavtale |
| Totalt mottatt | 100 | Alle forekomster er gjort rede for |
En rapport som bare viser de 97 godkjente postene som «100 % vellykket», skjuler de tre andre. Fullstendighet må måles mot alle forventede eller mottatte poster med en tydelig nevner.
Gjør køen mulig å behandle
Hver sak bør ha originalverdi, kontrollregel, kildeobjekt, mottakstid og ansvarlig oppfølging. Vis om posten kan rettes i kilden og leveres på nytt, eller om en dokumentert manuell korreksjon er nødvendig.
Bevar forbindelse mellom opprinnelig og korrigert forekomst. Ny levering skal ikke opprette en ekstra faktura eller betaling dersom den bare reparerer den samme posten. Kontroller også at posten ikke allerede er brukt delvis andre steder.
- Tell mottatt, godkjent, avklart og fortsatt uavklart.
- Vis hvor lenge saken har stått uten behandling.
- Definer hvilke funksjoner som er blokkert.
- Dokumenter hvem som godkjenner en korreksjon.
- Kjør kontrollen på nytt før posten frigis.
Unngå en permanent skjult rest
En kø uten eier blir fort et arkiv for problemer. Avtal frister og eskalering etter konsekvens. En betalingsfeil og en mindre visningsfeil trenger ikke samme frist, men begge skal ha en plan.
Offentlig datakvalitetsveiledning anbefaler å dokumentere problemer og rette årsaken. Køen er en lokal arbeidsmetode for dette; den gir ingen automatisk garanti for korrekt bokføring. Underliggende dokumentasjon og regnskapsmessig vurdering må fortsatt gjennomføres der det er relevant.
Godkjenn leveransen når alle poster har forklart status og videre bruk er tydelig avgrenset. En delvis import kan være forsvarlig, men skal rapporteres som delvis.
Se avvikskategorier og fullstendighetsprosent.
Vis i prøverapporten at de tre feilpostene fortsatt inngår i mottatt total. Når én er rettet, blir fordelingen 98 godkjente og to uavklarte, fortsatt 100 mottatte. Denne enkle kontrollen av statusoverganger avslører om avklaringskøen gjør poster usynlige under retting eller frislipping.