Mål fullstendighet med en tydelig nevner

«95 prosent komplett» er ikke en full beskrivelse uten teller, nevner og kontrollregel. Fortell hva som forventes, hva som er undersøkt og hva som regnes som brukbart. En prosent av mottatte poster kan være forskjellig fra en prosent av alle forventede poster.

Skil også feltfullstendighet fra leveransefullstendighet. En fil kan ha alle felter fylt ut for de postene som kom frem, samtidig som mange dokumenter mangler helt.

Samme 95 godkjente poster, to prosenter

Syntetisk eksempel med 120 forventede dokumenter.

Alle tre første prosenter er matematisk riktige. De svarer på forskjellige spørsmål. Rapporten blir misvisende hvis 95 prosent fremstilles som samlet leveransedekning.

Definer «komplett» per formål

En utfylt verdi er ikke nødvendigvis brukbar. Et organisasjonsnummer med feil format eller en dato som er gjettet, bør ikke telle som kvalitetssikret identitet eller dato. Samtidig kan tallet null være en gyldig beløpsverdi.

For feltmålinger må dere avklare hvem feltet faktisk gjelder. Hvis bare 40 av 100 poster skal ha en bestemt referanse, kan relevant nevner være 40. Men dette omfanget må være dokumentert, ikke valgt etter at resultatet ble kjent.

• Oppgi teller og nevner som antall ved siden av prosenten.
• Beskriv filter, periode og selskapsomfang.
• Skill manglende, ugyldig og uavklart verdi.
• Bevar sammenlignbar målemetode over tid.
• Rapporter eventuelle ukjente forventninger særskilt.

Når målingen endres

Hvis krav eller objekttyper endres, kan prosenten ikke uten videre sammenlignes med forrige måned. Dokumenter metodeendringen og vis gjerne gammel og ny beregning på samme prøvegrunnlag.

Den britiske offentlige datakvalitetsveiledningen omtaler ulike måleformer og behovet for formålsavgrensning. Det er metodestøtte, ikke en norsk lovbestemt terskel for komplett regnskap. Ingen bestemt prosent skal automatisk gi godkjenning av kritiske betalings- eller identitetsfelter.

Godkjenn rapporten når en leser kan gjenskape beregningen og forstå hvilke deler som fortsatt er usikre. En god prosentmåling gjør manglene synlige, også når resultatet ser høyt ut.

Les null og ukjent verdi og forventet volum.

Rapporter også antall kritiske avvik som kan være skjult av en høy prosent. Ett dokument med uavklart bankkonto kan kreve stopp i betalingsbruk selv om 119 av 120 er godkjent. En samlet score bør derfor suppleres med konkrete beslutningsregler for slike felter og oppgaver.

Kilde

• UK Government Data Quality Frameworks veiledning om målinger

Ved fysisk lagerkontroll bør unik dekning ved kontrolltelling ha vare, plassering og dato som grunnlag. Mange besøk hos de samme varene kan gi høy arbeidsmengde uten at de øvrige plasseringene er telt.