Kontroller referanseintegritet i økonomidatapakker
En gyldig rad kan være ubrukelig når referansen til et annet objekt mangler eller peker feil.
En fakturalinje kan ha gyldig pris og mengde, men peke til en faktura som ikke finnes i datapakken. Et bilag kan vise en kundekode fra et annet selskap. Kontroller forbindelsene mellom objektene, ikke bare hvert objekt alene.
Referanseintegritet betyr at en referanse kan finne sitt tilsiktede objekt innen avtalt omfang. En teknisk fremmednøkkel kan håndheve dette i en database, men filbaserte leveranser trenger også en eksplisitt kontroll.
En datapakke med én brutt forbindelse
Syntetisk eksempel med lokale nøkler.
| Objekt | Egen identitet | Referanse | Resultat |
|---|---|---|---|
| Faktura | A/F-41 | Kunde A/K-7 | Kunden finnes |
| Fakturalinje | A/F-41/L-1 | Faktura A/F-41 | Forbindelsen finnes |
| Fakturalinje | A/F-42/L-1 | Faktura A/F-42 | Fakturaen mangler |
| Vedlegg | V-9 | Faktura A/F-41 | Dokumentet kan kobles |
Den tredje raden kan være perfekt formatert, men gir ingen komplett faktura. Å forkaste den stille gjør leveransen tilsynelatende ren og skjuler datatapet.
Kontroller både retning og omfang
Lag en oversikt over hvilke referanser som forventes og hvor målobjektene finnes. En kunde kan leveres i egen registerfil, mens et vedlegg kan ligge i en separat dokumentpakke. Kontrollen må omfatte alle avtalte deler.
Prøv samme kundekode i to selskaper. En sjekk som bare finner koden et sted i pakken, kan godkjenne en feil selskapskobling. Bruk hele den dokumenterte nøkkelen.
- Tell referanser som finner nøyaktig ett mål.
- Skill manglende mål fra flere mulige mål.
- Kontroller om referansen er obligatorisk for oppgaven.
- Undersøk om filrekkefølge gir midlertidig eller permanent fravær.
- Bevar avvikende objekter med deres originalreferanse.
Når målobjektet kommer senere
En trinnvis levering kan tillate at et objekt kommer før referansemålet. Da må kontrakten angi frist og avklaringsstatus. Ikke godkjenn permanent brudd fordi første import kjøres før registerfilen.
Etter hele leveransen bør kontrollen gjentas. Hvis forbindelsen fortsatt mangler, må kilden rette uttrekket eller forklare et legitimt fravær. En import som oppretter en tom standardkunde, løser ikke dokumentets identitet.
Teknisk referanseintegritet beviser ikke at koblingen er forretningsmessig riktig. En referanse kan finne feil kunde med gyldig nøkkel. Kontroller derfor også et utvalg mot originaldokumentet og relevant partsgrunnlag.
Les sammensatte nøkler og avklaringskø.
Fjern én faktura bevisst fra prøvepakken, men behold linjene. Kontrollen skal finne alle berørte forbindelser og vise det manglende målobjektet. Legg deretter fakturaen tilbake og kjør samme kontroll. Resultatet dokumenterer at avklaringen ble løst gjennom riktig mål, uten å endre linjenes identitet.