Velg stabil identitet for kunder på tvers av systemer
Navn, e-post og lokal kundekode er forskjellige opplysninger og gir ulik matchingstyrke.
Et kundenavn kan endres, en e-postadresse kan deles og en lokal kundekode kan gjenbrukes i et annet system. Velg identitet etter objektet dere skal koble, ikke etter den lettest tilgjengelige kolonnen.
For juridiske virksomheter kan en bekreftet registeridentitet gi et godt grunnlag. For lokale kundeforhold trenger dere ofte også systemets egen stabile nøkkel og omfang. En virksomhet kan ha flere kontakter, avdelinger eller kundeforhold uten å bli flere juridiske foretak.
Én kunde med forskjellige lokale koder
Syntetisk eksempel. ORG-A er en illustrert bekreftet foretaksidentitet, ikke et organisasjonsnummer.
| System | Lokal kode | Juridisk identitet | Kobling |
|---|---|---|---|
| Gammelt ERP | 00041 | ORG-A | Kilderad bevart |
| Nytt ERP | K-920 | ORG-A | Dokumentert migreringskobling |
| Kontaktregister | C-17 | ORG-A som tilknytning | Kontakt er et annet objekt |
| Annen virksomhet | 00041 | ORG-B | Skal ikke slås sammen på lokal kode |
En nøkkel bestående av bare 00041 kolliderer i tabellen. En juridisk identitet alene kan heller ikke identifisere hver kontakt eller hvert lokalt kundeforhold.
Beskriv nøkkelens omfang
Noter om nøkkelen gjelder selskap, system, register eller objektgruppe. Lag en koblingstabell som bevarer gammel nøkkel, ny nøkkel og grunnlaget for koblingen. Manuelle vurderinger bør være synlige med hvem som godkjente dem.
Brønnøysundregistrenes Enhetsregister tilbyr organisasjonsopplysninger med egne identiteter og skille mellom enheter. Kontroller at dere bruker riktig juridisk eller organisatorisk nivå i den konkrete oppgaven. En underenhet og en hovedenhet er ikke automatisk samme registerobjekt.
- Test navneendring uten endring i identitet.
- Test to foretak med lignende navn.
- Test flere lokale koder for samme juridiske foretak.
- Kontroller at historiske dokumenter peker til riktig part.
- Undersøk hvor nye kunder får sin stabile identitet.
Når registeridentitet mangler
Ikke opprett et oppdiktet organisasjonsnummer for å fylle feltet. Bruk en dokumentert lokal identitet og marker hva som er bekreftet. For utenlandske foretak må identifikatorskjema og land følge med; sifferrekken alene kan være tvetydig.
En god nøkkel reduserer feilkoblinger, men beviser ikke at adresse, bankkonto eller avgiftsstatus er riktig. Disse opplysningene trenger egne kontroller og kan endres over tid.
Se sammensatte nøkler og navnebytte.
En koblingstabell bør også vise flere-til-én og én-til-flere-forhold. To gamle kundeposter kan være dubletter av samme foretak, mens én gammel samlepost kan ha blandet flere kunder. Disse situasjonene trenger forskjellig behandling og kan ikke løses ved å velge den første nye kundenøkkelen.