Krav til datakvalitet når du velger økonomisystem
Bytt ut «støtter integrasjoner» med krav som viser data, forventet behandling og et resultat dere kan kontrollere.
Et krav som «systemet må ha API og eksport» er vanskelig å evaluere. To leverandører kan svare ja og likevel levere forskjellige data. Beskriv oppgaven dere må løse, og prøv om dataene beholder riktig betydning gjennom hele oppgaven.
Denne veiledningen gjelder vurdering før anskaffelse. Når leveransen er valgt, kan dere bruke en datakontrakt for selve overføringen. Datakontrakten er mer detaljert enn kravmatrisen nedenfor.
Fra funksjonsnavn til et krav som kan prøves
Anta at økonomiteamet trenger åpne fakturaer per kunde og prosjekt ved månedsslutt. Be alle leverandører bruke samme oppdiktede utvalg: en delbetaling, en kreditnota og en faktura uten prosjektkode. Da blir forskjeller synlige uten at dere trenger å dele reelle kundedata i første demonstrasjon.
| Vagt krav | Krav som kan prøves | Dokumentert resultat |
|---|---|---|
| Støtter eksport | Eksporter faktura-ID, kunde-ID, rest, valuta og skjæringstidspunkt | Feltliste og faktisk prøvefil |
| Har prosjekt | Bevar prosjekt-ID når prosjektets navn endres | Før- og ettervisning av samme post |
| Integrerer med regnskap | Les delbetaling uten å opprette nytt salg | Rest og kobling til original faktura |
| Har historikk | Gjenfinn dokument D17 etter at kundens navn endres | Stabil dokumentreferanse og tilgang |
| Håndterer feil | Send én post med ukjent valuta i testmiljø | Tydelig avvisning eller avtalt avvikskø |
Bruk konkrete tall. En faktura på 12 500 med 5 000 betalt skal gi 7 500 i feltet for rest i denne prøven. Hvis leverandøren viser 12 500, kan feltet bety totalbeløp. Avklar betydningen før dere konkluderer med at eksporten er feil eller riktig.
Lag en liten vurderingsmatrise
Del kravene i nødvendige for første driftsdag, nødvendige senere og ønskelige. En poengsum kan ellers skjule at løsningen mangler én avgjørende arbeidsflyt. Sett derfor et konkret godkjenningskriterium for de nødvendige kravene.
| Krav-ID | Prioritet | Akseptansekriterium | Eksempel på konklusjon |
|---|---|---|---|
| K1 | Før oppstart | Åpen rest 7 500 kan følges til F-101 | Bestått på prøvefil v2 |
| K2 | Før oppstart | Ukjent prosjektkode blir synlig | Avvik, ny demonstrasjon avtalt |
| K3 | Senere | Eksport kan gjentas uten dobbeltbehandling | Ikke prøvd, ansvar og dato satt |
«Ikke prøvd» er en egen tilstand. Den betyr ikke det samme som bestått og bør ikke fylles med et optimistisk ja. Be om filutgave, systemversjon og eventuelle manuelle steg som var nødvendige i demonstrasjonen.
Spør etter begrensningene
Avklar om eksporten omfatter historikk eller bare nåsituasjonen, om vedlegg følger med som filer eller lenker, og hvor lenge lenkene virker etter at avtalen er avsluttet. Be om å se faktiske felter for status og dato. Et oppdatert tidsstempel er ikke nødvendigvis bokføringsdatoen.
For API-er bør dere prøve flere sider med data og en avbrutt overføring. Kan den fortsette uten at rader forsvinner eller dupliseres? Sideinndeling i API-er beskriver et vanlig feilbilde. Dette er et kvalitetskrav til overføringen, ikke et løfte om at ett grensesnitt passer alle oppgaver.
La økonomi og systemansvar vurdere samme prøve
Økonomiansvarlig definerer hvilke beløp og avgrensninger som er riktige. Systemansvarlig undersøker felter, identiteter og feilhåndtering. En tredje bruker kan prøve den daglige oppfølgingen. Hvis alle bruker forskjellige eksempler, blir det vanskelig å knytte funnene sammen.
Dokumenter også hvem som eier videre avklaring hos leverandøren. «Tilpasning kan bestilles» må få omfang, pris og leveransetid i avtalegrunnlaget før den behandles som tilgjengelig funksjonalitet.
Etter valg kan krav-ID-ene følge over i testpakken for regnskapsimport. Da trenger dere ikke finne på nye kriterier når importen allerede er gjennomført.
Kilder og metode
Altinns veiledning om regnskapssystem gir bakgrunn for systemvalget. Kravmatrisen og prøvetilfellene her er Bedre Standards egne arbeidsforslag, og gjelder på tvers av leverandører. Gjør en separat vurdering av avtale, personvern og virksomhetens regnskapsplikter.