Egenbygget driftsmiddel: dokumenter materialer og internt arbeid
Samle materialuttak og internt arbeid for et egenbygget driftsmiddel. Skill direkte bidrag, avklart prinsipp og utgifter som ikke gjelder eiendelen.
Verkstedet bygger en spesialtilpasset maskin som skal brukes i egen produksjon. Materialer er kjøpt inn løpende, ansatte har ført timer, og flere utgifter ligger allerede i resultatregnskapet. Prosjektansvarlig ønsker å flytte hele prosjektets totalsum til en eiendelskonto. Et internt prosjektnummer beviser ikke at alle kostnadene inngår i det egenbygde driftsmiddelet. Grunnlaget må vise hva som faktisk er tilvirket og hvilke ressurser det krevde.
Denne veiledningen gjelder regnskapsgrunnlaget for egen tilvirkning av et fysisk anleggsmiddel. Den gjelder ikke ferdigvarer til salg, utvikling av programvare eller skattemessige avskrivningssatser. Avklar først at objektet skal brukes varig i virksomheten og hvilket regnskapsregelverk som gjelder.
Beskriv eiendelen og prosjektets grense
Gi objektet en stabil identitet før kostnader samles. Beskriv funksjon, plassering og hva som inngår i den ferdige maskinen. Hvis prosjektet også omfatter ombygging av lokalet eller opplæring av medarbeidere, må delene kunne skilles. En samlet prosjektgodkjenning betyr ikke at alt er én regnskapsenhet.
Bevar beslutningen om egen bruk. Dersom hensikten endres til salg underveis, må klassifisering og grunnlag vurderes på nytt. Ikke la en gammel prosjektetikett bestemme behandlingen av en eiendel som faktisk har fått en annen funksjon.
Finn de faktiske bidragene
NRS 8 om anskaffelseskost ved egentilvirkning skiller relevante tilvirkningskostnader fra generelle salgs-, distribusjons- og administrasjonsutgifter. Standarden beskriver også et valg for små foretak om bare variabel tilvirkningskost. Prinsippet må være avklart før kostnadslisten summeres.
Samle materialuttak og dokumenterte arbeidstimer knyttet til objektet. Betalt lønn for en hel måned er ikke automatisk produksjonslønn på dette prosjektet. Timer brukt til andre kunder, opplæring eller vanlig administrasjon må kunne identifiseres.
Et eksempel der 200 000 ikke er ferdig anskaffelseskost
Et konstruert prosjekt har følgende dokumenterte direkte poster. Vi forutsetter at materialer og arbeid i de to første radene er vurdert som relevante. Indirekte kostnader og øvrige innregningsspørsmål er ikke ferdig behandlet.
| Post | Kroner | Kontrollstatus |
|---|---|---|
| Materialer brukt på maskinen | 90 000 | Fakturaer avstemt mot uttak |
| Dokumentert direkte tilvirkningsarbeid | 110 000 | Timer og kostgrunnlag kontrollert |
| Foreløpig direkte delsum | 200 000 | Et delgrunnlag, ikke automatisk sluttverdi |
| Andre prosjektførte utgifter | 30 000 | Innhold og relevant behandling må vurderes |
Dersom de 30 000 inneholder 12 000 i generell administrasjon, er ikke et prosjektnummer grunnlag for å inkludere dette. Resten må også spesifiseres. Ikke bruk en rund påslagsprosent bare for å komme frem til det beløpet som står i budsjettet.
Timer trenger et forståelig kostgrunnlag
For hver arbeidspost må det fremgå hvilke timer som er brukt og hvordan kronebeløpet er beregnet. Dokumenter hvilke lønnselementer og relevante tillegg som inngår, og hvordan de er vurdert. Ikke bruk faktureringspris til kunde som om den var faktisk kostnad ved internt arbeid.
Hvis en ansatt både bygger maskinen og driver ordinær produksjon, må samme time ikke telles i begge grunnlagene. Lag en enkel periodeavstemming mot tilgjengelige arbeidstimer og dokumenterte fordelinger. Det er en kontroll av faktisk ressursbruk, ikke et argument for å kapitalisere ledig kapasitet.
Unngå at samme kostnad blir stående to steder
Materialkjøpet og lønnen kan allerede være ført i resultatet. Når relevante beløp eventuelt innarbeides i eiendelen, må posteringen vise hvordan resultatvirkningen håndteres etter valgt metode. En ny eiendelspost uten forbindelse til tidligere kostnader kan gi dobbelt belastning eller et kunstig bidrag til resultatet.
Avstem derfor fra opprinnelige bilag via prosjektspesifikasjon til endelig postering. Bevar hvilke kostnader som er med, holdt utenfor eller korrigert. Ikke slett de opprinnelige dokumentene for å få prosjektkontoen til å se enklere ut.
Skill ferdigstillelse fra fakturadato
Noter når maskinen er klar til tiltenkt bruk, hva som fortsatt gjenstår og hvilket underlag vurderingen bygger på. En siste faktura som kommer senere kan gjelde arbeid før ferdigstillelsen, mens en tidlig betaling kan gjelde en senere serviceperiode. Datoen på betalingen avgjør ikke dette alene.
Prøving, feilretting og senere endringer bør beskrives hver for seg. En dokumentert feil er ikke automatisk en nyttig forbedring av eiendelen. Vurder hva utgiften faktisk tilfører og hvilket regelverk som gjelder, fremfor å samle alt under «ferdigstilling».
Overfør et kontrollerbart grunnlag til anleggsoversikten
Sluttmappen bør vise objekt, prinsipp, kostnadsbidrag, vurderte avgrensninger og relevant tidspunkt for bruk. Anleggsregisteret skal kunne knyttes til samme identitet. Skattemessig anskaffelseskost, avskrivning og eventuelle forskjeller må vurderes i et eget spor.
En god sluttprøve er å velge 10 000 kroner fra eiendelens verdi og forklare hvilke materialer eller hvilket arbeid beløpet gjelder. Deretter prøves motsatt retning: er et identifisert bidrag tatt med én gang, på riktig objekt og i riktig periode? Dette gjør egen tilvirkning etterprøvbar uten at prosjektets budsjett blir brukt som fasit.