Avstem avrundingsbeløp og beløp til betaling
Avrunding skal være forklarlig og må ikke brukes til å dekke en feil i linjer eller avgift.
Peppol-feltet PayableRoundingAmount angir beløpet som legges til for å avrunde beløpet til betaling. Det er en egen komponent i betalingssummen, ikke en reparasjon av uforklarte feil.
Avstem først linjer, dokumenttillegg, dokumentrabatter og MVA. Deretter undersøkes eventuelt forskuddsbetalt beløp og avrunding. Hvis dere begynner med betalingstotalen og fordeler differansen bakover, kan en feil få en tilsynelatende rimelig forklaring.
Ett dokument, to ulike summer
Syntetisk eksempel i NOK. Avrundingen er en lokal illustrasjon, ikke en anbefaling om bestemt betalingspraksis.
| Del | Beløp | Kontroll |
|---|---|---|
| Total inklusive MVA | 1 249,87 | Avstemt mot netto og MVA |
| Allerede betalt | 200,00 | Dokumentert forskudd |
| Betalingsavrunding | +0,13 | Eget avrundingsfelt |
| Beløp til betaling | 1 050,00 | 1 249,87 − 200,00 + 0,13 |
En eksport på 1 050,00 uten forklaring av de øvrige komponentene er utilstrekkelig. En mottaker som ser bort fra forskuddet, kan betale 200 kroner for mye selv om avrundingen behandles riktig.
Kontroller retning og presisjon
Avrundingsbeløpet kan påvirke betalingssummen opp eller ned. Test begge retninger i eksempelfilene og kontroller fortegnet i mottaket. Ikke bruk absoluttverdien av alle justeringer; da blir en reduksjon omgjort til tillegg.
OpenPeppol begrenser feltet til to desimaler. Kontroller også valutaen. Et avrundingsbeløp på 0,13 skal ikke tolkes som en prosent eller et beløp i en annen valuta.
- Regn etter totalen før avrunding.
- Finn forskuddets dokumentasjon og avgrensning.
- Sammenlign XML med den lesbare fakturavisningen.
- Kontroller hvilken sum som overføres til betalingsforslaget.
- Undersøk større eller tilbakevendende avrundingsbeløp.
En nyttig avviksgrense
Avtal hvem som skal undersøke et uventet avrundingsbeløp og hvilket underlag som kreves. Ikke sett en generell toleranse som gjør alle små feil usynlige. Mange små avvik kan være tegn på systematisk feil i prisbasismengde eller avgiftsberegning.
Prøv å fjerne avrundingsfeltet fra en kopi av testdokumentet. Betalingssummen skal da ikke fortsette å stemme gjennom en skjult standardjustering. Dette viser om mottaksprosessen bruker dokumentets faktiske beløp.
Formatvalidering kan kontrollere matematiske sammenhenger, men avgjør ikke om forskuddet faktisk er betalt. Det må undersøkes i betalings- og regnskapsgrunnlaget.
En nedavrunding kan prøves med et lokalt testbeløp på −0,87 i stedet for +0,13. Med samme total og forskudd blir betalingen 1 049,00. Resultatet viser tydelig om mottaket bevarer negativ justering eller behandler begge retninger som et positivt tillegg til kravet.