Betalingsmåtekode og bankkonto må passe sammen
Betalingsmåtekoden forklarer hvordan fakturaen skal eller har blitt gjort opp.
Betalingsmåtekoden i PaymentMeansCode beskriver forventet eller gjennomført betalingsmåte. Kontoinformasjon og betalingsreferanse beskriver andre deler av oppgjøret. En bankkonto på fakturaen betyr ikke automatisk at hele betalingsinstruksen er riktig.
Peppol har ulike strukturer for kreditoverføring, kortbetaling og direkte belastning. Velg den som beskriver den faktiske prosessen. En eksport som alltid sender samme kode, kan gi misvisende informasjon om en faktura som allerede er betalt med kort.
Kontroller tre betalingsprosesser
Dette er et syntetisk mottaksoppsett. Det viser vurderingspunkter, ikke komplette eller sendeklare XML-dokumenter.
| Tilfelle | Faktisk situasjon | Hva mottaket må undersøke |
|---|---|---|
| Kreditoverføring | Kunden skal betale 1 250 NOK | Kode, mottakerkonto, referanse og restbeløp |
| Kortoppgjør | 1 250 NOK allerede betalt | Kortopplysning og allerede betalt beløp |
| Direkte belastning | Belastning etter avtalt mandat | Mandatopplysning og relevant betalingsstruktur |
Hvis kortfakturaen også havner i et ordinært betalingsforslag, kan kunden betale to ganger. Riktig struktur må derfor følges av riktig behandling av beløpet til betaling.
Kontroller kode og data sammen
Sammenlign betalingsmåten med ordre- eller avtalegrunnlaget. Slå opp den konkrete koden i gjeldende Peppol-kodeliste; ikke oversett et internt navn direkte til en tilfeldig tallkode. Undersøk hvilke opplysninger som kreves for den valgte betalingsmåten.
Ved kreditoverføring bør mottakerkontoen kontrolleres gjennom en kjent kanal når den er ny eller endret. En XML-fil som består alle formatkontroller, bekrefter ikke at kontoen faktisk tilhører selgeren. Ikke bruk fakturaens elektroniske adresse som bevis for bankkontoen.
- Prøv en ubetalt faktura og en allerede betalt faktura.
- Kontroller at betalingsforslaget bruker riktig restbeløp.
- Bevar eventuell betalingsreferanse uten numerisk omforming.
- Undersøk om importen kaster betalingsopplysninger den ikke støtter.
Avklar mottakerens støtte
En formatspesifikasjon kan beskrive flere betalingsprosesser enn et bestemt system automatiserer. Avklar derfor hva som lagres, hva som vises og hva som faktisk sendes til banken. Manglende automatikk bør gi en synlig avklaringsoppgave, ikke et skjult standardvalg.
Ved systembytte er det nyttig å følge én testfaktura helt til betalingsforslaget, uten å gjennomføre en reell betaling. Da kan dere oppdage at koden er riktig i XML, men ignorert senere.
Les betalingsreferanse og KID og bankkontoens identitet.
Ved delbetaling er restbeløpet spesielt viktig. Hvis 500 av eksempelbeløpet 1 250 allerede er betalt, skal betalingsoppfølgingen forklare de resterende 750. Et korrekt kontofelt og en korrekt kode hindrer ikke overbetaling dersom mottaket bruker hele fakturatotalen i stedet for avstemt beløp til betaling.