Skill betalingsreferanse fra kundens bestillerreferanse
Betalingsreferansen hjelper selgeren å koble innbetalingen til fakturaen.
Betalingsreferanse og bestillerreferanse kan begge se ut som tall eller korte koder. De brukes likevel av forskjellige parter til forskjellige oppgaver. Betalingsreferansen følger oppgjøret; kjøperreferansen følger kundens interne fakturamottak.
I Peppol brukes PaymentMeans/PaymentID til informasjon som kobler betalingen til fakturaen. BuyerReference har et annet formål. En KID som kopieres til kjøperreferansen, blir ikke dermed en korrekt instruks i betalingsprosessen.
En faktura med to nødvendige referanser
Syntetisk eksempel. Betalingskoden nedenfor er bare en illustrert tekstidentifikator, ikke en gyldig KID beregnet for bankbruk.
| Opplysning | Testverdi | Bruk |
|---|---|---|
| Fakturanummer | F-2026-410 | Identifiserer dokumentet |
| Kjøperreferanse | DRIFT-12 | Ruter fakturaen hos kunden |
| Betalingsreferanse | 0012345600 | Kobler innbetaling til selgers krav |
| Feil betalingsreferanse | DRIFT-12 | Kan ikke erstatte selgers oppgjørsreferanse |
Hvis regnearket gjør 0012345600 om til 12345600, er identifikatoren endret. Et likt numerisk tall er ikke nødvendigvis en lik betalingsreferanse.
Undersøk hele betalingskjeden
Finn referansen i original faktura og i det betalingsforslaget mottakeren lager. Kontroller at den er bevart tegn for tegn. Dersom banken forventer KID, må referansen også tilfredsstille avtalt lengde og kontrollberegning. At Peppol-feltet inneholder tekst, er ikke en full KID-validering.
DNBs veiledning beskriver at KID-fakturering krever innbetalingsavtale, og at feil eller manglende KID kan gi avvisning avhengig av mottakerkontoens oppsett. Det viser hvorfor en teknisk korrekt fakturareferanse må vurderes sammen med den faktiske bankavtalen.
- Lagre referansen som tekst i eksport og mellomfiler.
- Hold den atskilt fra fakturanummer, ordre og intern ruting.
- Test en referanse med innledende nuller.
- Undersøk hvordan en manglende referanse blir behandlet.
- Kontroller at manuelt endret betalingsinformasjon dokumenteres.
Når referansen er uklar
Be selgeren bekrefte betalingsinstruksen gjennom en kjent kontaktkanal. Ikke konstruer en KID fra fakturanummeret med mindre den konkrete avtalen og algoritmen er dokumentert. En tilfeldig verdi kan gi bankavvisning eller feil matching hos selgeren.
Betalingsreferansen beviser ikke at fakturaen er betalt. Avstem den mot faktisk bokført betaling og eventuell innbetalingsdetalj. En planlagt betaling eller teknisk mottakskvittering er et annet stadium.
Les kjøperreferanse og ordreferanse.
Prøv referansen også i en eksport fra betalingsforslaget, uten å sende en virkelig bankbetaling. Den kan være riktig på fakturaskjermen og likevel bli avkortet i bankfilen. Sammenlign original og eksport tegn for tegn, og bevar resultatet som en egen kontroll av betalingsleddet.