Kjøperreferanse og ordreferanse løser ulike mottaksproblemer
Kjøperreferanse ruter fakturaen internt, mens ordreferanse kobler den til kundens innkjøpsordre.
Kjøperreferanse og ordreferanse har forskjellige jobber. I Peppol BIS Billing beskriver BuyerReference kundens interne rutingreferanse. OrderReference/ID identifiserer en innkjøpsordre utstedt av kjøperen. Den publiserte feltbeskrivelsen krever kjøperreferanse eller innkjøpsordrereferanse, men det betyr ikke at én tilfeldig tekstverdi løser kundens mottaksprosess.
Be kunden oppgi hvilken referanse som skal brukes, hvor den kommer fra og hvordan den skal se ut. Leverandørens eget ordrenummer kan være nyttig, men er ikke automatisk kundens innkjøpsordrenummer. Et personnavn er heller ikke en stabil referanse dersom mottaket bruker en kode for avdeling eller bestiller.
To fakturaer med forskjellig mottaksbehov
Dette syntetiske eksemplet gjelder to kjøp hos samme leverandør. Identifikatorene er lokale testverdier.
| Kjøp | Kjøperreferanse | Innkjøpsordre | Forventet behandling |
|---|---|---|---|
| Serviceavtale | DRIFT-04 | Ikke oppgitt | Rutes til driftsavdelingen |
| Utstyrskjøp | IT-12 | PO-2026-71 | Rutes til IT og matches mot ordre |
| Feil eksport | PO-2026-71 i rutingfeltet | Ikke oppgitt | Ordrematch kan utebli |
Den siste raden kan ha en utfylt referanse og likevel være feil for arbeidsprosessen. Kontrollen må derfor sammenligne verdien med bestillingsgrunnlaget, ikke bare spørre om feltet er tomt.
Test hele veien til riktig mottaker
- Finn referansen i kundens bestilling eller dokumenterte fakturainstruks.
- Kontroller at eksporten plasserer den i riktig element.
- Send et avtalt testdokument og se hvor det havner i mottaket.
- Prøv en ukjent rutingkode og avklar hvem som behandler avviket.
- Bevar kildereferansen når fakturaen overføres til et annet system.
En manuelt rettet mottaksregel kan skjule en feil i fakturakilden. Når testfakturaen fungerer, kontroller derfor også neste faktura fra samme prosess. Bruk en annen ordreferanse for å vise at rutingen ikke er hardkodet til det første eksemplet.
Når en avklaring er nødvendig
Hvis kunden krever begge referanser, må dere oppfylle dette avtalte behovet selv om formatets generelle minimum er mindre. Manglende ordrenummer bør avklares med kjøperen; ikke konstruer et nummer for å komme gjennom valideringen. Teknisk gyldighet beviser verken at kjøpet er bestilt, at varen er mottatt eller at fakturaen er godkjent.
Les også hvordan ordrelinjer bevares når kunden trenger kontroll på linjenivå.
I serviceeksemplet kan dere bytte rutingkoden fra DRIFT-04 til en annen bekreftet avdeling i en ny prøve. Ordretesten kan beholde avdelingen, men bruke en annen gyldig ordre. Da får dere to separate bevis på at mottaket følger riktig referanse i hver oppgave.