Koble EHF-kreditnota til fakturaen den korrigerer
Kreditnotaen bør kunne spores til dokumentet og den delen av kravet den korrigerer.
En kreditnota er et eget dokument med egen identitet. For å forstå korreksjonen trenger mottakeren også koblingen til den tidligere fakturaen. Peppol har BillingReference med InvoiceDocumentReference for denne sammenhengen. Lik kunde og likt beløp er ikke en tilstrekkelig dokumentkobling.
Referansegruppen kan beskrive tidligere fakturaer, men det konkrete behovet må kontrolleres mot korreksjonsgrunnlaget. Ikke påstå at alle kreditnotaer alltid korrigerer én enkelt faktura dersom prosessen faktisk er annerledes.
Delvis kreditering av en åpen faktura
Dette syntetiske eksemplet forutsetter samme valuta og korrekt avgiftsbehandling i begge dokumenter.
| Hendelse | Beløp inklusive MVA | Virkning på åpent krav |
|---|---|---|
| Faktura F-410 | 12 500 NOK | 12 500 NOK |
| Betaling registrert | 5 000 NOK | 7 500 NOK |
| Kreditnota K-28, knyttet til F-410 | 2 500 NOK | 5 000 NOK |
Kreditnotaens dokumentbeløp og den regnskapsmessige virkningen må tolkes sammen med dokumenttypen. En mottaker som snur fortegnet to ganger, kan øke kravet i stedet for å redusere det.
Følg korreksjonen til riktig dokument
Kontroller fakturanummeret i referansen mot originalfakturaen. Ta med selgeridentitet og selskapsomfang når dokumentnummeret brukes som nøkkel; forskjellige selgere kan ha samme fakturanummer. Dersom dato eller annen støtteinformasjon finnes, bør også den sammenlignes.
Finn hvilke varer, mengder eller beløp korreksjonen gjelder. En full kreditering kan kontrolleres mot hele dokumentet. En delvis kreditering krever mer detaljert sammenligning for å unngå at samme del korrigeres to ganger.
- Bevar kreditnotaens egen dokumentidentitet.
- Bevar koblingen til tidligere faktura uten å overskrive originalen.
- Kontroller valuta og avgiftskategori i begge dokumenter.
- Avstem gjenværende krav med registrerte betalinger.
- Undersøk tidligere kreditnotaer mot samme faktura.
Når referansen ikke matcher
Sett saken til avklaring fremfor å koble til nærmeste beløpsmatch. Det kan være en skrivefeil, et dokument som ikke er importert eller en annen juridisk motpart. En automatisk gjetting kan flytte krediteringen til feil kunde eller leveranse.
Formatkontrollen beviser ikke at krediteringen er avtalt eller at refusjonen er utbetalt. Dokumentkorreksjon og kontantoppgjør er forskjellige hendelser. Hvis kunden allerede har betalt hele fakturaen, må oppfølgingen av kreditnotaen forklare eventuell tilbakebetaling.
Les negativ fakturalinje for et annet korreksjonstilfelle.
I tabellens eksempel kan en ny kreditnota på 5 000 gjøre det resterende kravet null. Før den registreres, bør kontrollen finne både tidligere betaling og K-28. Dette hindrer at en full kreditering beregnes fra originaltotalen uten å ta hensyn til korreksjoner som allerede er gjennomført.