Vurder negativ fakturalinje før dokumentet sendes
En negativ linje kan være meningsfull, men pris og fortegn må følge fakturaformatets regler.
Peppol BIS Billing støtter negative fakturaer og fakturalinjer i relevante prosesser. Det betyr ikke at alle beløpsfelter fritt kan gjøres negative. Feltbeskrivelsen for PriceAmount krever at nettoprisen ikke er negativ. Korreksjonsretningen må uttrykkes på en måte som passer dokumenttypen og beregningen.
Les hva linjen faktisk gjør: retur, tidligere estimat, forskuddskorreksjon eller annen dokumentert justering. Den økonomiske forklaringen må være forståelig før den tekniske representasjonen godkjennes.
Retur på en ellers positiv faktura
Syntetisk eksempel uten MVA, linjerabatt eller tillegg. Prisbasismengden er én.
| Linje | Mengde | Nettopris | Linjenetto |
|---|---|---|---|
| Ny levering | 10 | 200 NOK | 2 000 NOK |
| Retur av to enheter | −2 | 200 NOK | −400 NOK |
| Samlet linjenetto | 1 600 NOK |
Hvis eksporten i stedet bruker mengde −2 og pris −200, blir produktet positivt 400. Fakturaen øker da kravet, samtidig som den negative prisen strider mot feltregelen. Et tilsynelatende logisk dobbelt minus er derfor en alvorlig feil.
Prøv fortegn i hvert behandlingstrinn
Kontroller XML, mottaksvisning, bokføringsgrunnlag og eventuelt betalingsforslag. Et system kan importere det negative linjebeløpet riktig, men presentere mengden uten minus. Da blir dokumentets forklaring vanskelig å forstå selv om summen stemmer.
Ved kreditnota må dokumenttypens korreksjonsvirkning vurderes særskilt. Ikke overfør en fortegnsregel fra negativ faktura direkte til kreditnota og snu alle beløp på nytt.
- Regn linjenetto fra mengde, pris og prisbasismengde.
- Kontroller at nettoprisen ikke er negativ.
- Avstem dokumentets samlede netto og avgiftsgrunnlag.
- Bevar referanser til det som korrigeres.
- Test en blanding av positive og negative linjer.
Vurder om dokumentet forklarer korreksjonen
En negativ linje bør ha varetekst og underlag som viser hva som tilbakeføres. Hvis mottakeren må gjette hvilken levering linjen gjelder, bør dere forbedre referansene eller avklare en annen korreksjonsprosess.
Teknisk støtte i Peppol betyr ikke at et bestemt system håndterer alle negative scenarioer automatisk. Be leverandøren vise akkurat den dokumenttypen og linjekombinasjonen dere trenger, med forventet resultat. Test også avvisning av ugyldige kombinasjoner slik at feil ikke får en stille standardbehandling.
Se kreditnotaens fakturareferanse.
Prøv også bare returlinjen som et eget testdokument dersom prosessen krever det. En mottaker som håndterer negativ linje i en positiv total, kan fortsatt feile når hele dokumentet blir negativt. Beregn forventet netto og avgift på forhånd, og avklar dokumenttypen før prøven godkjennes.