Bevar ordrenummer og ordrelinjereferanse ved fakturering
Ordrenummer identifiserer bestillingen. Ordrelinjereferansen finner riktig del av bestillingen.
Et ordrenummer kan finne riktig bestilling uten å finne riktig varelinje. Når kunden trenger automatisk ordrematch, må fakturalinjen også kunne knyttes til linjen i kjøperens ordre. Peppol har InvoiceLine/OrderLineReference/LineID for denne opplysningen. Fakturaens eget linjenummer er ikke automatisk kundens ordrelinjenummer.
Hold de to nummerrekkene atskilt i eksporten. Fakturalinjer kan bli omordnet eller slått sammen uten at kjøperens ordrelinjer endres. En integrasjon som bruker linjens visningsposisjon, kan derfor koble feil.
En delvis levering med annen linjerekkefølge
Dette syntetiske eksemplet gjelder ordre PO-71 med to linjer. Prisene er uten MVA.
| Fakturalinje | Kundens ordrelinje | Fakturert mengde | Pris | Netto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 20 | 3 | 400 NOK | 1 200 NOK |
| 2 | 10 | 5 | 100 NOK | 500 NOK |
| Sum | 1 700 NOK |
Hvis eksporten skriver ordrelinje 1 og 2 fordi dette er fakturaens rekkefølge, finnes ingen av referansene i kundens bestilling. Hvis den bytter 10 og 20, kan totalen fortsatt stemme samtidig som varekontrollen blir feil.
Test referanse og mengde samlet
Finn ordrelinjen i original bestilling og sammenlign vare, enhet, avtalt pris og tidligere fakturert mengde. En korrekt referanse beviser ikke at mengden er riktig. Ved dellevering må også tidligere leveranser og fakturaer vurderes.
Prøv et dokument der fakturaens linjerekkefølge er forskjellig fra ordren. Dette avdekker om eksporten bruker den egentlige kildereferansen. Prøv deretter to fakturalinjer som gjelder samme ordrelinje, hvis det er en relevant prosess, og avklar hvordan mottaket behandler dem.
- Bevar kundens ordrenummer på dokumentnivå.
- Bevar kundens ordrelinje på relevant fakturalinje.
- Hold interne salgsordrereferanser i egne felt.
- Kontroller at ledende nuller i referanser ikke forsvinner.
Når ordrematch ikke er mulig
En mottaker kan ha manuell behandling selv om formatet har et referansefelt. Avklar derfor hvilke felter mottaket bruker og hva som skjer ved ukjent ordrelinje. Manglende automatikk bør dokumenteres før faktureringen skaleres.
Hvis fakturaen gjelder flere bestillinger, må formatets avgrensning og den avtalte faktureringsprosessen undersøkes særskilt. Ikke legg flere ordrenumre i ett felt med komma og anta at maskinell behandling følger av det.
I den delvise leveringen bør neste faktura kontrolleres mot gjenstående mengde på ordrelinje 10 og 20. Referansen kan være bevart samtidig som samme mengde faktureres to ganger. En god prøve følger derfor både identiteten og samlet fakturert mengde gjennom minst to dokumenter.