Organisasjonsnummer i EHF skal være en maskinlesbar identitet
Maskinlesbar foretaksidentitet krever riktig verdi, riktig skjema og riktig plassering.
Organisasjonsnummeret i en EHF-faktura brukes i flere sammenhenger. Elektronisk adresse, juridisk registreringsidentitet og MVA-identitet er forskjellige opplysninger, selv om de kan bygge på samme norske sifferrekke. Ikke kopier visningsteksten fra fakturahodet til alle identitetsfeltene.
For norsk organisasjonsnummer har OpenPeppol en særskilt formatregel. Når nummeret brukes med norsk identifikatorskjema, må eksporten følge denne regelen. Sjekk også at sifferrekken tilhører riktig juridisk part. Et korrekt kontrollsiffer alene beviser ikke at virksomheten er fakturaens selger eller kjøper.
En normalisering som kan etterprøves
Dette er et syntetisk eksempel på databehandling. Bokstavene representerer en bekreftet sifferrekke; de er ikke et gyldig organisasjonsnummer.
| Kildevisning | Feltets formål | Behandling |
|---|---|---|
AAA BBB CCC | Visning til mennesker | Kan beholdes i kildearkivet |
AAABBBCCC | Norsk organisasjonsidentitet | Kontroller ni sifre og kontrollsiffer |
NOAAABBBCCCMVA | Norsk MVA-identitet | Bruk bare i riktig avgiftsfelt og ved riktig status |
AAABBBCCC med annet skjema | Elektronisk adresse | Stopp og avklar skjemaet |
Mellomrom som brukes for lesbarhet, kan normalt fjernes i en dokumentert normalisering. Å fjerne bokstaver uten å kjenne feltets betydning er mer risikabelt: da kan en MVA-identitet bli behandlet som foretaksidentitet uten at systemet registrerer forskjellen.
Kontroller partene før formatet godkjennes
Slå opp virksomheten i en autoritativ registerkilde og sammenlign navn, organisasjonsnummer og relevant status. Bruk oppslaget til å verifisere identiteten, ikke til å overskrive historiske dokumenter automatisk. En eldre faktura kan ha korrekt historisk navn.
Ved eksport bør kontrollen vise hvilke kildefelt som leverer selgers og kjøpers identitet. Prøv et dokument med to forskjellige parter. Hvis begge XML-feltene får samme nummer, kan en kopieringsfeil være skjult av en test med bare én virksomhet.
- Bevar identifikatorer som tekst i regneark og mellomfiler.
- Avvis ukjente tegn fremfor å gjette hva brukeren mente.
- Kontroller skjema og verdi som én opplysning.
- Loggfør normalisering med råverdi og korrigert verdi.
Hva denne kontrollen ikke avgjør
En foretaksidentitet sier ikke at selgeren er MVA-registrert eller at bankkontoen tilhører foretaket. Det krever egne opplysninger og egne kontroller. Unngå derfor én samlet «godkjent kunde»-status som skjuler hva som faktisk er undersøkt.
Les forskjellen mellom MVA-identitet og foretaksidentitet.
Legg inn en prøve der bare ett siffer er feil, og en annen der sifferrekken er korrekt, men tilhører en annen part. Den første prøver formatet; den andre prøver identitetskontrollen. Et godt kontrollopplegg må kunne vise forskjellig årsak og oppfølging for de to avvikene.
Kilder
Et gyldig organisasjonsnummer forteller ikke alene om posten er et juridisk foretak eller en underenhet. Les om registerforholdet mellom foretak og underenhet.