Prosjektreferanse må kunne overleve fakturamottaket
En strukturert prosjektreferanse bør kunne spores gjennom mottaket uten å bli en løs merknad.
En prosjektreferanse kan være avgjørende for at kostnaden havner i riktig oppfølging. Peppol har ProjectReference/ID for prosjektet fakturaen gjelder. At referansen finnes i XML, betyr ikke at mottakssystemet bruker den som prosjektkode.
Avklar hva referansen betyr for kjøperen og hvem som eier prosjektregisteret. Leverandørens prosjektkode kan være en annen enn kundens. Begge kan være nyttige, men de skal ikke forveksles når fakturaen behandles.
Følg ett prosjekt gjennom fire trinn
Syntetisk eksempel med faktura på 18 000 NOK før MVA. Prosjektkodene er lokale testverdier.
| Trinn | Referanse | Hva prøven viser |
|---|---|---|
| Kundens bestilling | P-206 | Kundens forventede prosjekt |
| Fakturaens XML | P-206 | Kilden har eksportert riktig identitet |
| Mottaksvisning | P-206 som lesbar opplysning | Referansen er bevart |
| Feil kontering | P-260 | Beløpet havner på et annet prosjekt |
Den økonomiske totalen kan være riktig i begge prosjekter samlet. En hovedboksavstemming alene oppdager derfor ikke prosjektfeilen. Kontrollen må følge dimensjonen, ikke bare beløpet.
Avklar koblingen til intern dimensjon
En mottaker kan bruke et eget dimensjonsnummer selv om fakturaen har en ekstern prosjektreferanse. Dokumenter koblingen mellom de to. Hvis ingen kobling finnes, bør mottaket gi en avklaringsoppgave fremfor å velge et standardprosjekt.
Prøv også et avsluttet eller ukjent prosjekt. Hva skjer da med referansen og kostnaden? Et system som bare slipper fakturaen gjennom, kan skjule at prosjektet ikke lenger er tilgjengelig for kontering.
- Sammenlign med kundens bestillings- eller avtalegrunnlag.
- Kontroller referansen tegn for tegn etter import.
- Undersøk om manuell kontering overskriver referansen.
- Bevar både ekstern referanse og valgt intern dimensjon.
- Vis hvem som godkjente en endring i koblingen.
Flere prosjekter krever en egen avklaring
Dokumentets ProjectReference beskriver én prosjektgruppe i den aktuelle syntaksen. Hvis fakturaen omfatter flere prosjekter, må dere undersøke en avtalt løsning som faktisk kan representeres og behandles. En kommaseparert liste i ett identitetsfelt gir ingen sikker fordeling av beløp.
Det er også forskjell på å lagre en referanse og å godkjenne prosjektets kostnad. Underlag, budsjett og attestasjon må følge den konkrete arbeidsprosessen. Ikke bruk en gyldig prosjektkode som bevis på at leveransen er bestilt.
Les motstridende kildefelt når flere systemer gir forskjellige referanser.
Ved endret prosjektkobling kan 18 000 kroner i eksemplet flyttes internt uten at fakturaen endres. Kontrollrapporten bør vise dette som en konteringsbeslutning, med gammel og ny dimensjon. Den eksterne referansen P-206 skal fortsatt kunne finnes i originaldokumentet og forklare det opprinnelige mottaksgrunnlaget.