Bevar avgiftsfritakets begrunnelse i fakturadata
Begrunnelse for manglende avgift må bevares der formatets kategori krever den.
En faktura uten beregnet MVA kan trenge en forklaring som er mer presis enn «0 %». Peppol har tekstfeltet TaxExemptionReason og et eget begrunnelseskodefelt. Begrunnelsen skal følge avgiftskategorien, ikke brukes som generell merknad på alle fakturaer.
Feltbeskrivelsen viser at kategorien E krever begrunnelseskode eller tekst. Standard sats og nullsats har andre regler; en fritakstekst skal ikke legges på ukritisk. Kontroller derfor kategoriens konkrete krav før dere bygger en eksportregel.
Et mottak som beholder beløpet, men mister forklaringen
Dette syntetiske eksemplet viser et datatap. Ingen av tekstene fastslår et faktisk fritaksgrunnlag.
| Trinn | Kategori | Begrunnelse | Kontrollresultat |
|---|---|---|---|
| Kildedokument | E | Konkret, dokumentert grunnlag | Opplysningene kan vurderes samlet |
| XML-eksport | E | Samme tekst i riktig felt | Sporbar overføring |
| Feil import | E | Tom verdi | Begrunnelsen er tapt |
| Feil nødløsning | S | «Fritatt» | Kategori og tekst motsier hverandre |
Det hjelper ikke at fakturatotalen er uendret. Begrunnelsen er en del av dokumentets mening og kan være viktig når noen senere skal undersøke avgiftsbehandlingen.
Kontroller tekst og kode uten å gjette
Finn begrunnelsen i kildegrunnlaget. Hvis en standardisert kode brukes, kontroller at den finnes i gjeldende kodeliste og faktisk beskriver saken. En kode med et lovlignende navn er ikke bevis på at lovvilkårene er oppfylt.
Ved tekstbegrunnelse bør formuleringen forklare behandlingen og kunne knyttes til underlaget. Unngå kopierte standardtekster som ikke gjelder leveransen. Hvis både kode og tekst er med, må de gi samme forklaring.
Prøv import og videre eksport av et testdokument. Sammenlign originalen med det som lagres og eventuelt sendes videre. En mottaker som bare viser teksten i en PDF, kan ha mistet den strukturerte kategorien; det motsatte kan også skje.
- Kontroller riktig feltplassering i XML.
- Se etter avkorting av lange begrunnelser.
- Avstem kategorien på linje og dokumentnivå.
- Bevar original faktura ved siden av behandlingsresultatet.
Når saken må avklares
Hvis begrunnelsen er ukjent, bør avsenderen forklare behandlingen. Å fylle inn «fritatt» for å oppfylle et obligatorisk felt skaper ingen materiell dokumentasjon. Den tekniske kontrollen avgjør heller ikke om norsk avgiftslovgivning tillater behandlingen.
Les kategorier med null avgift før dere lager felles regler for alle nullbeløp.
Hvis begrunnelsen kommer fra en gjenbrukbar tekstmal, noter hvilken malversjon som ble brukt. En senere oppdatering av malen skal ikke stille endre teksten på allerede utstedte dokumenter. Sammenlign derfor lagret XML med visningen etter en malendring, og undersøk om mottaket viser original eller dagens maltekst.
Kilde
Selgers begrunnelse er heller ikke det samme som kjøpers norske beregningsgrunnlag. Ved et kvalifisert tjenestekjøp bør leverandørkrav, beregnet utgående avgift og inngående fradrag kunne kontrolleres separat fra originalens avgiftslinje.