Avstem depositum med konto og leieavtale

Depositum er sikkerhetsgrunnlag og må ikke automatisk tolkes som innbetalt husleie. Den som sammenstiller leiedata, trenger derfor en egen kobling mellom avtale og konto. En bankreferanse og et leietakernavn er forskjellige identiteter.

Syntetisk avstemmingsregister

Tre oppdiktede avtaler har dokumenterte kontosaldoer. Ingen ekte konto- eller personnumre brukes.

De to kjente saldoene summerer seg til 54 000 kroner. Denne summen sier ingenting om C. Å bruke null som automatisk saldo for C ville skjule at dokumentasjonen mangler.

Avklar rettslig og praktisk grunnlag

Forbrukerrådet forklarer depositumskonto i leietakers navn. Kontroller hvilken avtale og hvilket regelgrunnlag som gjelder i den konkrete situasjonen. Eksemplet er ingen veiledning om utbetaling av depositum eller håndtering av tvister.

Regnskapsintegrasjonen skal heller ikke gjøre en saldooversikt til disponibel driftslikviditet. Hvem som eier kontoen og hvem som kan disponere midlene, må følge den faktiske bank- og avtaledokumentasjonen. En tilfeldig konto merket «depositum» i et eldre system er ikke tilstrekkelig bevis.

Bevar saldoens tidspunkt. En eksportert saldo fra månedsslutt kan ikke uten videre sammenlignes med et kontoutdrag fra dagen etter en dokumentert utbetaling. Endringer må knyttes til riktig avtale og dokumentert hendelse.

Kontroller ved systembytte

• Finn én entydig avtale for hver kontoreferanse.
• Bevar hvem kontodokumentasjonen gjelder, med begrenset tilgang.
• Skill saldo, renter og eventuelle dokumenterte bevegelser.
• Marker manglende konto eller uavklart saldo som avvik.
• Kontroller at depositum ikke importeres som betalt leie.

Godkjenn registeret når alle avtaler har dokumentert kobling eller en synlig avklaring. En samlet banksum er utilstrekkelig hvis den ikke kan fordeles på riktige avtaler. Ved avsluttet leieforhold må historisk kobling bevares der dokumentasjonsbehovet tilsier det.

Ved vurdering av ReAI bør behovet for økonomisk dokumentasjon og referanser beskrives særskilt. Veiledningen dokumenterer ingen depositumsadministrasjon eller bankfunksjon i produktet.

Prøv at en avsluttet avtale og en ny avtale for samme objekt beholder forskjellige koblinger. Det er ikke tilstrekkelig å velge kontoen som sist var knyttet til adressen. Avtalehistorikken må vise hvilket dokumentert grunnlag hver saldo gjelder.

Prøv også to leieavtaler for samme person. Navnelikhet skal ikke gjøre kontiene utbyttbare. Se leieobjekt og periode og sensitive felt.