Ferieplan: bevar ønsket, fastsatt og registrert fravær

En ferieplan beskriver ikke automatisk ferie som er avviklet. Ønsket dato, planlagt bemanning, fastsatt ferie og registrert fravær har forskjellige betydninger. Når data flyttes eller brukes i rapporter, må statusen følge perioden og ikke forsvinne i et generelt felt kalt «ferie».

Regelgrunnlaget kan kontrolleres i Arbeidstilsynets veiledning om ferie.

En status trenger en definert hendelse

Et ønske fra arbeidstakeren kan være et forslag som ennå ikke er fastsatt. En godkjenning i et system kan bety ulike ting etter virksomhetens prosess. Det bør derfor framgå hva statusen bekrefter, hvem som endret den og hvilket tidsrom den gjelder. Ikke bruk et ikon eller en farge som eneste forklaring i en eksport.

Arbeidstilsynets veiledning om ferie beskriver fastsetting og endring etter feriereglene. Den rettslige ferieavklaringen skal holdes adskilt fra beregningen av intern bemanningskapasitet. En teknisk kalenderoppdatering avgjør ikke om en fastsatt ferie lovlig kan endres. Det samme gjelder lønnsbehandling; et fraværsflagg skal ikke uten faglig grunnlag utløse automatisk trekk.

Syntetisk kapasitetskontroll med klare enheter

Et testeksempel bruker en arbeidsplan der en planlagt arbeidsdag er åtte timer. Tabellen handler om intern planlegging av arbeidstid, ikke ferielovens virkedager eller en beregning av ferierett.

Hvis en rapport trekker fem dager fra bemanningen og senere ytterligere tre dager fordi fraværet er registrert, telles samme forløp delvis dobbelt. Den må heller ikke anta at to dager er overført til neste år. Forskjellen kan skyldes at rapporten er hentet før perioden er avsluttet. Tidsavgrensning og status må undersøkes før en slik følge vurderes.

Overlapp må vurderes per person og periode

Samme dag kan finnes i flere registreringer, for eksempel et gammelt ønske og en nyere fastsatt periode. Bevar relasjonen mellom dem, framfor å summere alle linjene som selvstendige fravær. Ved avviste eller erstattede ønsker bør rapporten vise hvorfor de ikke inngår i gjeldende kapasitet.

En kalender kan dessuten beskrive timer, arbeidsdager eller andre definerte enheter. Ferielovens virkedager skal ikke oversettes til timer ved en tilfeldig standardfaktor. Avtal enheten for hver kontroll og dokumenter arbeidsplanen som brukes i en eventuell intern omregning. En deltidsplan og en fulltidsplan kan ikke nødvendigvis tolkes med samme timetall per kalenderdag.

Godkjenn datakontrollen når status, virkningstid og arbeidsplan forklarer de valgte tallene. Stopp hvis eksporten bare inneholder startdato og sluttdato uten å skille foreslått og fastsatt fravær. Ved rettslige spørsmål om fastsetting, endring eller overføring må ansvarlig arbeidsgiverfunksjon bruke aktuelle regler og opplysninger. En korrekt tidsmodell støtter dokumentasjonen, men avgjør ikke alene feriekrav eller lønnstrekk.

Hvis perioden endres etter fastsetting, bør både den tidligere og den nye avklaringen kunne gjenfinnes. En eksport av siste kalenderstatus er ikke alene forklaring på hva som var planlagt ved en eldre bemanningsrapport. Knytt derfor endringen til tidspunkt, ansvar og begrunnelse, og kontroller at en erstattet registrering ikke fortsetter å inngå som et ekstra fravær.

Videre kontroll

• Les Arbeidsavtalens virkningstid for å finne arbeidsvilkårene bak en intern arbeidsplan.
• Les Datoformat og databetydning for å tolke fraværets tidsrom uten skjulte omregninger.