Skill medlem, betaler og kontingentperiode

Foreningens medlem og den som betaler kontingenten, kan være forskjellige parter. En familie kan betale samlet, eller en arbeidsgiver kan dekke medlemskapet. Betalernavnet skal ikke automatisk erstatte medlemsidentiteten.

Syntetisk samlebetaling

Tre oppdiktede medlemmer har hver en kontingent på 500 kroner for samme periode. Én betaler overfører samlet beløp.

Banken viser én betaling på 1 500 kroner, mens medlemsregisteret skal forklare tre oppgjorte krav. En import som oppretter ett medlemskap for betaleren, gir korrekt bankbeløp og feil medlemsgrunnlag.

Bevar medlemskapets periode

Knytt kravet til medlem, kontingenttype og periode. Samme medlem kan ha flere års åpne krav, eller medlemskapet kan endre kategori. Betaling med bare medlemsnummer er ikke alltid nok til å velge riktig periode.

Avtal hvordan delbetaling, overbetaling og samlet betaling fordeles. Ikke bruk en tilfeldig rekkefølge i medlemslisten som fordelingsregel. Dersom betaleren oppgir bestemte medlemmer eller perioder, bør denne informasjonen følge kontrollgrunnlaget.

Datatilsynets personvernprinsipper er relevante for medlemsdata. Bruk de identitetene som trengs for oppgjøret, og vurder om personnavn eller andre medlemsdetaljer må følge hele økonomileveransen. Denne veiledningen fastsetter ikke avgiftsbehandling eller skattemessig status for kontingent.

Prøver som viser identitetsgrensen

1. Én betaling for flere medlemmer.
2. Ett medlem med krav for to perioder.
3. En delbetaling som ikke dekker hele kontingenten.
4. En tilbakebetaling til en annen betaler enn medlemmet.
5. Et medlem som slutter etter at et krav er dokumentert.

Godkjenn koblingen når både bankoppgjør og medlemskrav kan avstemmes, og uavklart fordeling er synlig. At kontingentinntekten totalt stemmer, beviser ikke at medlemsstatusen er riktig.

Ved regnskapsarbeid med Aiak kan foreningen bruke en slik fordelingstabell til å avklare regnskapsgrunnlaget og de praktiske kontrollene. Medlemsregisterets regler må fortsatt dokumenteres av foreningen og systemleverandøren.

Prøv et medlem som endrer navn uten å endre medlemskap. Økonomisk historikk må følge den stabile medlemsnøkkelen. Navneendringen bør ikke opprette et nytt kontingentkrav eller bryte koblingen mellom tidligere krav og innbetalinger.

Bevar også historiske medlemsnøkler ved systembytte. En ny intern nøkkel må ikke opprette en ny økonomisk person for et eksisterende medlemskap uten en forklart mapping. Se tilskuddsidentitet og selskapsavgrensning.