Bevar tilskuddsidentitet i prosjektregnskapet
Knytt tilskuddsbrev, prosjekt, kostnad og rapportperiode sammen, uten å anta at prosjektnavnet beskriver alle vilkårene.
En forening kan motta flere tilskudd til samme aktivitet. Dersom alle kostnader bare får ett prosjektnavn, kan det bli uklart hvilke vilkår og rapporter de hører til. Tilskuddsidentitet og prosjektidentitet bør kunne skilles.
Syntetisk kostnadsfordeling
Et oppdiktet kompetanseprosjekt har to tilskuddsgrunnlag. Eksemplets fordeling er uttrykkelig godkjent i testavtalen og er ingen generell fordelingsregel.
| Kostnad | Tilskudd A | Tilskudd B | Sum |
|---|---|---|---|
| Lokaler | 6 000 | 4 000 | 10 000 |
| Materiell | 3 000 | 2 000 | 5 000 |
| Sum | 9 000 | 6 000 | 15 000 |
Hvis begge tilskuddsrapporter får hele kostnaden 15 000, blir samlet rapportert grunnlag 30 000. Den tekniske integrasjonen må derfor bevare fordelingen og kontrollere at samme kostnad ikke telles fullt i begge leveranser.
Bruk det konkrete tilskuddsbrevet
DFØ beskriver rapportering og kontroll i statlig tilskuddsforvaltning. Vilkår og rapporteringskrav må likevel leses i den aktuelle ordningen og tilskuddsbrevet. Ikke gi alle tilskudd samme standardregel om revisjon, periode eller tillatte kostnader.
Bevar tilskuddsreferanse, prosjekt, rapportperiode og kildebilag. Når en kostnad fordeles, bør både opprinnelig total og godkjent fordelingsgrunnlag være tilgjengelig. En prosent uten begrunnelse gjør kontrollen vanskelig å gjenta.
Skill budsjett, tildelt beløp, mottatt utbetaling og rapportert kostnad. De kan ha forskjellig verdi og tidspunkt. Et bankbeløp er ikke automatisk likt den kostnaden som kan rapporteres for perioden.
Kontroller før rapportering
- Prøv en kostnad med fordeling mellom to tilskudd.
- Prøv et bilag uten tilskuddsreferanse.
- Kontroller totalandel per kildebilag.
- Avklar korrigering når et bilag flyttes mellom perioder.
- Sammenlign rapportuttrekket med det godkjente regnskapsgrunnlaget.
Godkjenn mappingen når hver rapportlinje kan spores til relevant grunnlag og konkrete vilkår. En teknisk korrekt eksport skal ikke fremstilles som dokumentasjon på at kostnaden er tilskuddsberettiget.
Ved vurdering av ReAI kan foreningen beskrive hvilke referanser og dimensjoner rapporteringen trenger. Støtten for den aktuelle arbeidsflyten må bekreftes; veiledningen påstår ingen automatisk tilskuddsrapportering.
Bevar også rapportens versjon og godkjenningsdato. Hvis et korrigert bilag fører til ny tilskuddsrapport, må mottakeren kunne se hvilken tidligere rapport som erstattes. Et nytt filnavn alene forklarer ikke endringen i kostnadsgrunnlaget.
La fagansvarlig godkjenne endringer i fordelingen før ny eksport. Bevar også tidligere rapportversjoner så en korrigert leveranse kan forklares. Se prosjektidentitet og datakontrakt.