Utbetaling av Grasrotandelen

En forventning om økte Grasrotinntekter er ikke et oppgjørsdokument. Organisasjonen bør kunne følge dokumenterte beløp fra ordningens oversikt til bankinnbetaling og videre økonomirapport. Boars datavinkel er å holde opptjeningsperiode, dokumentert utbetaling og bruk av midlene adskilt, slik at samme beløp ikke telles flere ganger.

Lottstifts informasjon om Grasrotandelen beskriver deltakelsesvilkår og krav til bruk og dokumentasjon. En økonomioversikt fastslår ikke alene om organisasjonen oppfyller dem. Kontrollen nedenfor handler om etterprøvbare oppgjør, uten å oppfordre til kommersiell rekrutteringskampanje eller spillaktivitet.

Mottakeridentitet og periode

Bevar organisasjonsnummer, utbetalingsreferanse, dokumentert periode og bankkontoidentitet. Et lag kan skifte navn uten å være en ny mottaker, og en kontoendring bør ikke bryte historikken. Kontroller at dokumentene gjelder den aktuelle juridiske organisasjonen og ikke en annen enhet med liknende navn.

Skil rapportdato fra perioden beløpet gjelder. En oversikt hentet i oktober kan inneholde både tidligere utbetalinger og andre viste tall. Kolonnenes betydning må leses før filen brukes som regnskapsgrunnlag. Ikke legg til en rapporttotal og bankinnbetalingen dersom de beskriver samme oppgjør.

En syntetisk avstemming

Tallene er konstruerte og gjenspeiler ikke en bestemt organisasjons inntekter. Periodene er lokale testbetegnelser, ikke angivelse av ordningens gjeldende utbetalingsplan.

Avviket på 500 kroner skal undersøkes mot faktisk oppgjørsdokument og bankgrunnlag. Det er ikke riktig å endre rapportert beløp til 17 500 uten kilde. Det er heller ikke grunnlag for å anta at differansen er et ordinært gebyr.

Dokumentasjon av anvendelse

Oppgjørsavstemming besvarer hvor pengene kom fra. Den besvarer ikke hvordan de er brukt. Bevar relevante aktivitets- og dokumentkoblinger slik at ansvarlige kan undersøke bruken etter reglene. En intern etikett «grasrot» på en konto er ikke tilstrekkelig dokumentasjon på aktivitetens karakter.

Prøv en innbetaling som omfatter flere dokumenterte perioder, en kontoendring og en tilbakeført bankpost. Den nye versjonen av årsoversikten skal ikke opprette de allerede registrerte oppgjørene på nytt. Bruk referanse og periode som støtte, og avklar hva som faktisk identifiserer ett oppgjør i kilden.

Kontroller at årsoversikten har samme avgrensning som det regnskapet den sammenlignes med. Bankavstemming av sluttsaldo er relevant for pengesporet. Organisasjonen må i tillegg følge ordningens regler; Lottstift opplyser blant annet om begrensningene for betalt markedsføring for å få flere grasrotgivere. Et standardisert oppgjørsgrunnlag kan støtte kontrollen, men gir ingen garanti for deltakelsesrett, fremtidige beløp eller at bruken av midlene er godkjent.

Avstem oversikter på samme detaljnivå

En offentlig oversikt kan ha et annet formål enn organisasjonens oppgjørsdokument. Ikke krev likhet mellom tall før periode, status og definisjon er forstått. Et felt som viser en løpende opptjening er ikke nødvendigvis en utbetaling.

• Angi hvilke kolonner som faktisk viser mottatte oppgjør.
• Hold andre statistikk- og forventningstall utenfor bankavstemmingen.

Dersom definisjonen ikke følger eksporten, bør den dokumenteres som del av leveransen. Dette gjør det mulig å gjenta årsavstemmingen uten å huske hvordan en nettside så ut ved første kontroll. Oversiktene kan da sammenlignes på et uttrykkelig avgrenset grunnlag.