Koble tolldeklarasjonens varelinjer til innkjøpsdokumenter

En importforsendelse kan omfatte flere leverandørfakturaer, og én faktura kan være delt over flere deklarasjoner. Deklarasjonsreferanse og varelinje må følge grunnlaget, ellers blir sammenligningen av beløp og mengder usikker.

Syntetisk kobling uten avgiftsberegning

Eksemplet bruker oppdiktede referanser og sammenligner bare fakturert vareverdi. Det er ingen beregning av toll, avgift eller skattemessig verdi.

Hvis bare Kjøp A kobles, mangler 5 000 kroner av det syntetiske fakturagrunnlaget. Deklarasjonens statistiske verdi kan likevel avvike fra denne kontrollsummen av andre grunner. Den må ikke automatisk tolkes som leverandørfakturaens total.

Skill oversikt fra dokumentasjon

Tolletaten forklarer at deklarasjonsoversikten er en oversikt, mens deklarasjonene med underbilag er regnskapsbilagene. Bevar derfor referanser til de konkrete dokumentene. En månedsoversikt alene gir ikke nødvendigvis varelinjene eller alle tillegg som trengs for kontrollen.

Bruk deklarasjonens dokumenterte identitet, ikke bare filnavn eller mottaksdato. Tillegg og korrigeringer må kunne skilles fra en ny forsendelse. Undersøk hvordan en korrigert deklarasjon erstatter eller supplerer den tidligere utgaven.

Skill fraktbeløp, vareverdi og ulike avgiftsgrunnlag. Denne veiledningen fastsetter ingen fordelingsmetode eller avgiftsbehandling. Slike spørsmål må avklares etter varene, dokumentene og gjeldende regler. Integrasjonen skal gjøre grunnlaget tilgjengelig for vurderingen, ikke gjette sats eller fortegn.

Kontroller leveransen

1. Finn alle deklarasjoner i avtalt tidsvindu.
2. Koble hver relevant varelinje til dokumentert kjøpsgrunnlag.
3. Bevar frakt- og andre underbilagsreferanser.
4. Synliggjør manglende koblinger og korrigerte dokumenter.
5. Avstem antall, valuta og avtalte kontrollverdier separat.

Godkjenn koblingsarbeidet når hver linje har forklart opphav eller en synlig avklaring. En total som tilfeldigvis stemmer, kan skjule at to varelinjer er koblet til samme fakturalinje.

Ved regnskapsarbeid med Aiak kan en slik koblingstabell være et nyttig grunnlag for avklaring av importdokumentasjonen. Den er ikke en erstatning for deklarasjonene eller faglig avgiftsvurdering.

Prøv et kjøpsdokument som er delt over to deklarasjoner. Koblingen må vise hvilke mengder eller linjer som inngår i hver del, og kontrollen må hindre at hele fakturabeløpet telles to ganger i det samlede importgrunnlaget.

Se datakontrakt og avstemming.

Ved senere sending til utlandet oppstår en annen kontrolloppgave enn koblingen til kjøpsdokumenter. Produktdata før eksport forklarer hvilke opplysninger som må kvalifiseres for den utgående handelen.

Ved direktelevering kan varebevegelsen følge en annen kjede enn fakturaene mellom kjøper og selger. Les om dokumentkjeden ved direktelevering.