Avstem innkjøpsordre, varemottak og leverandørfaktura

En innkjøpsordre beskriver bestilt grunnlag. Varemottaket beskriver hva som faktisk kom, og leverandørfakturaen beskriver hva som kreves betalt. Bestilt, mottatt og fakturert mengde skal kunne undersøkes hver for seg. En totalsum på ordren gir ikke et tilstrekkelig kontrollspor ved delvis levering.

Peppols ordrelinjereferanse er en primær teknisk kilde til kobling i fakturagrunnlag. Mottakerens innkjøps- og mottaksmodell trenger egne dokumenterte relasjoner. Denne veiledningen fastsetter ikke betalingsrett, risikoovergang eller regnskapsbehandling av varene.

Hver linje trenger egen rest

Bevar ordrenummer, ordrelinje, vareidentitet, enhet og godkjent prisgrunnlag. Leverandørens varenummer kan være forskjellig fra det interne varenummeret; mappingen må beskrive forbindelsen. En overskriftsstatus som «delvis levert» forteller ikke hvilke linjer som fortsatt er åpne.

Registrer mottak med hendelsesdato og dokumentreferanse. Hvis to leveranser gjelder samme linje, må de kunne summeres uten at den første erstattes av den siste. Rettelser og returer bør peke på det mottaket de faktisk korrigerer.

Syntetisk dellevering

Tallene er oppdiktet og priser holdes uten avgift. Det er ett testprodukt med avtalt pris 100 kroner per enhet.

En kontroll som bare ser en åpen rest på 40, overser de ti mottatte enhetene som ikke er forklart av fakturaene. En kontroll som setter fakturert lik mottatt, oppretter derimot grunnlag som ikke finnes i leverandørdokumentene. Skill operativ rest fra eventuelle faglige periodiseringsvurderinger.

Fakturakontroll med flere referanser

En samlefaktura kan inneholde linjer fra flere ordre og mottak. Bevar den opprinnelige linjekoblingen, også når dokumentets total stemmer. To feilplasserte linjer med samme beløp kan gi riktig total og feil innkjøpsoppfølging.

Prøv en faktura med større mengde enn dokumentert mottak, en annen enhet enn ordren og et tillegg som ikke finnes i prisgrunnlaget. Rutinen må synliggjøre hvilket ledd som mangler. Et avvik kan være legitimt etter avklart avtale, men skal ikke skjules med en automatisk standardkonto eller en likt fordelt rest.

Ved systembytte må videre behandling plasseres i ett bestemt løp. Det kan være nødvendig å fullføre noen ordre i gammelt system og andre i nytt, med en eksplisitt overgangsliste. En overført leverandørgjeld sier ikke at alle åpne innkjøpsordrer er overtatt.

• Kontroller restmengde per linje og dokumentdato.
• Koble mottak og fakturering til det samme bestilte grunnlaget.
• Bevar godkjent avvik og videre ansvar som egne opplysninger.

Enhetskonvertering og leverandørreskontro støtter kontrollen. Godkjenn datamodellen når et ufakturert mottak og en uleverert rest ikke kan forveksles med hverandre eller med allerede betalte dokumenter.

Avklar erstatningsvare ved mottak

Leverandøren kan tilby en annen vare enn den bestilte. Da må mottaket vise faktisk vareidentitet og referanse til en dokumentert avklaring. Å endre ordren bakover uten spor gjør det vanskelig å se hvorfor leveransen ble akseptert. Kontroller mengde og pris i det avklarte grunnlaget fremfor å anta at alternativ vare alltid er økonomisk lik. Fakturaen kan da sammenholdes med både opprinnelig bestilling og den aksepterte endringen. Dersom endringen ikke er avklart, skal mottakets eksistens ikke brukes som automatisk fakturagodkjenning.

Før bestillingen finnes, bør behov, ledetid og leverandørvilkår prøves samlet. Et senere leveransevarsel med flere logistiske enheter hjelper mottaksforberedelsen. Ved feil etter registrering må mottaksretting skilles fra faktisk retur.

Den samme ordrekoblingen kan brukes som underlag for en egen kontantplan. Da må fakturert kjøpsdel og ufakturert rest avgrenses uten dobbeltelling. En overgang fra rest til faktura er ikke automatisk et nytt utbetalingsbehov.