Innkjøpsplanen viser for mye: telles samme bestilling og faktura to ganger?

En innkjøpsordre viser et avtalt bestillingsgrunnlag. Leverandørreskontroen viser registrerte krav som skal følges opp. Begge kan være viktige for en likviditetsplan, men de er ikke to uavhengige utbetalingsbehov. Fakturert del av den samme bestillingen må skilles fra den ufakturerte resten.

Den økonomiansvarlige kan få én fil fra innkjøp og en annen fra regnskap. Hvis hele åpne bestillinger legges til alle åpne fakturaer, kan planen overvurdere fremtidig betaling. Det motsatte problemet oppstår hvis planen bare bruker reskontroen og overser avtalte kjøp som ennå ikke er fakturert.

Bestem hva planen skal uttrykke

Altinn beskriver likviditetsbudsjettet som forventede bevegelser på bankkontoen. Planen skal hjelpe med betalingsevnen gjennom perioden. Den er derfor ikke det samme som resultatregnskapets kostnader eller lagerets mengdeoversikt.

Avklar betalingsbasis, avgift og tid før filene sammenstilles. En bestilling uten avgift og en faktura med avgift kan ikke summeres som om de uttrykker samme beløp. En utsatt betaling kan også gjøre riktig total misvisende for en bestemt måned. Angi hvilke beløp som er faktiske krav, hvilke som er estimerte fremtidige utbetalinger og hvilke som fortsatt er uavklart.

Én bestilling fordelt på kjent krav og rest

Eksemplet er syntetisk. Alle beløp har samme avklarte betalings- og avgiftsbasis, og vi ser på den samme planhorisonten. Bestillingen på 50 000 gjelder ett kvalifisert innkjøpsgrunnlag. Allerede fakturert del på 30 000 er ubetalt.

Forskjellen på 30 000 kommer ikke fra en ny rabatt eller en regnskapsmessig nedskrivning. Den kommer fra dobbeltelling av samme kjøpsdel. Kontrollen retter planens sammenstilling, ikke leverandørens dokumenterte krav.

Hvis leverandøren senere bekrefter kansellering av 5 000 i den ufakturerte delen, kan en kvalifisert oppdatert plan vise 30 000 pluss 15 000 lik 45 000. Kanselleringen av fremtidig rest gir ikke i seg selv en kreditnota på allerede fakturerte 30 000. Hvilke betalingsrettigheter som faktisk følger av avtalen, må vurderes separat.

Ordre- og fakturakoblingen trenger økonomisk fordeling

Bevar ordrenummer, linjer og relevante fakturareferanser. En relasjon mellom dokumentene viser at de hører sammen. Den forteller ikke alltid hvilket beløp av fakturaen som gjelder den enkelte ordre. Én faktura kan dekke flere bestillinger, og én bestilling kan få flere fakturaer.

Hvis systemet viser hele fakturatotalen ved hver koblet ordre, må ikke totalen kopieres som fakturert beløp til alle ordrene. Bruk kvalifisert linje- eller beløpsfordeling, eller marker at fordelingen mangler. En kontrollert plan kan ha en egen uavklart post fremfor et tilsynelatende presist beløp som bygger på dobbelttelling.

Bestilt, mottatt og fakturert mengde har fortsatt forskjellige formål. Her bruker den økonomiansvarlige de avklarte relasjonene til et nytt spørsmål: hvilke betalinger gjenstår, og når forventes de? Mottatt vare er ikke automatisk betalt, og registrert faktura er ikke automatisk bekreftelse på mottak.

Ta med forskudd uten å betale det på nytt i planen

Et tidligere betalt forskudd kan redusere den faktiske fremtidige betalingen, men bare hvis koblingen og avtalen er kjent. Det er ikke tilstrekkelig at en leverandørkonto har en motpost med samme beløp. Kontroller hvilket kjøp forskuddet gjelder og hvordan det skal avregnes.

Dokumentasjon av forskudd støtter denne oppgaven. En plan må også fange opp betalinger som er sendt til banken, men ikke endelig gjennomført. Registrert betalingsforslag og faktisk utført betaling gir forskjellige vurderinger av gjenværende bankbehov.

Åpne leverandørposter forklarer fakturadelen. Ikke bruk en leverandørs nettosaldo som automatisk fordeling til alle bestillinger. Flere kjøp hos samme leverandør kan ha ulike betalingsdatoer eller egne avtalte vilkår.

Kontroller planens endringer over tid

Be om en forklaring når summen endres. Ny bestilling, fakturert tidligere rest, utført betaling og kansellering er forskjellige årsaker. Når den ufakturerte delen blir faktura, kan samlet fremtidig utbetaling være uendret mens sikkerheten og forfallsdatoen blir mer konkret.

Prøv derfor å flytte 10 000 av eksempelresten til en ny registrert faktura uten betaling. Da viser planen 40 000 i fakturert del og 10 000 i ufakturert del, fortsatt 50 000 totalt. Et hopp til 60 000 avdekker at overgangen ble behandlet som nytt behov fremfor endret dokumentstatus.

Rapportgrunnlag og styringsmål bidrar til riktig avgrensning. Planen er et styringsgrunnlag med kvalifiserte forutsetninger. Den bokfører ikke automatisk gjeld eller kostnader, og den erstatter ikke avtalevurderingen som avgjør hvilke fremtidige kjøp virksomheten faktisk er bundet til.