Hvor mye bør du bestille før lageret går tomt?

En bestillingsanbefaling er et beregnet forslag, mens innkjøpsordren er en konkret handling mot leverandøren. Kontroller behov, ledetid og bestillingsvilkår før forslaget blir en ordre. En pen prognose kan gi feil beslutning hvis den bruker gammel leveringsinformasjon eller overser varer som allerede er på vei.

Planleggingsverktøy beskriver anbefalt gjenbestilling ut fra forventet salg, nåværende beholdning, behov under ledetiden og åpne bestillinger. Dette er et eksempel på datagrunnlaget for beslutningen, ikke en garanti mot utsolgte varer. Etter bestilling må faktisk levering og fakturering følges med sine egne dokumenter.

Etterspørsel og levering er to usikre størrelser

En salgsprognose beskriver forventet behov. Ledetiden beskriver hvor lenge virksomheten må vente fra bestilling til mottak. Hvis leverandøren vanligvis bruker ti dager, men nå varsler seksten, endres beholdningsbehovet selv om prognosen er uendret.

Undersøk hva salgshistorikken måler. Bestilte, sendte og returnerte enheter kan ha forskjellige roller. Manglende salg mens varen var utsolgt betyr ikke nødvendigvis at etterspørselen var null. Uvanlig kampanjesalg er heller ikke automatisk et varig nytt nivå. Noter hvilke observasjoner som inngår i prognosen og hvilke justeringer innkjøperen har gjort.

Hold prognoseperiode og leveringsperiode tydelig. Det kan være misvisende å bruke et månedsbehov direkte som et tidagersbehov, eller å legge ledetidsbehovet til en anbefaling som allerede inkluderer det. Modellen må forklare hva hver komponent dekker.

Et enkelt behov under to ledetider

Tabellen er en selvstendig, forenklet modell med syntetiske tall. Ingen andre innkommende ordre inngår. Målet i akkurat denne prøven er forventet forbruk under ledetid pluss en valgt buffer på tjue enheter. Vi starter med tjuefem på lager.

Modellen gir en tilførselsmengde, men viser også en tidsgrense: Tjuefem enheter rekker bare fem dager ved jevnt behov på fem per dag. En ny levering etter ti eller seksten dager kommer dermed for sent til å unngå et gap i dette tilfellet. Mer bestilt mengde løser ikke den ventetiden. Innkjøperen må vurdere tidligere bestilling, annen dokumentert levering eller et synlig kapasitetsavvik.

Regnestykket bruker samme salgsforventning, men leveringsantakelsen endrer det beregnede behovet med tretti enheter. Kartongvilkåret øker deretter de praktisk bestillbare mengdene. Det er ikke det samme som at førtifem eller syttifem alltid er riktig bestilling i en virkelig virksomhet.

Å runde syttifem til åttifire gir ni flere enheter enn modellbehovet. Disse binder penger og kan ha ukuransrisiko. Avklar derfor om kartongen faktisk er et bindende kjøpsvilkår, en anbefaling eller en enhet som kan brytes etter avtale. Omregning mellom kartong og enkeltvare hindrer at tolv kartonger feilaktig registreres som tolv enkeltvarer.

Varer på vei trenger dato, ikke bare antall

Hvis førti enheter allerede er bestilt, må dere vite når de forventes mottatt og om de gjelder samme variant og lager. En levering etter den kritiske perioden løser ikke nødvendigvis det tidlige behovet. Det er derfor utilstrekkelig å trekke alle åpne ordre fra prognosen uten tidsgrunnlag.

Prøv en leveranse som blir forsinket og en som kommer i to deler. Anbefalingen må kunne forklares med de oppdaterte forutsetningene. Bestilt og faktisk mottatt er separate størrelser. En ordreimport tilfører ikke fysiske varer.

Et historisk lagerøyeblikksbilde kan brukes som startgrunnlag, men bør ikke presenteres som dagens tilgjengelighet dersom salg og mottak har fortsatt etter uttrekket. Oppgi tidspunktet for beholdningen sammen med tidspunktet for prognosen.

Leverandørvilkår kan endre hele forslaget

Minimumsantall, pakningsstørrelse, minste ordreverdi og avtalte produktkombinasjoner kan påvirke det som faktisk kan bestilles. Et vilkår på leverandørnivå er ikke nødvendigvis et minimum per vare. Fordeling mellom varianter må være eksplisitt hvis innkjøperen skal kunne forklare hvorfor en vare fikk ekstra mengde.

Ikke gjør alle anbefalinger til ordre automatisk for å oppnå en leverandørgrense. Vurder samlet kontantbehov, sesong, holdbarhet og plass. En beregnet mengde er et grunnlag for menneskelig beslutning, og leverandørvilkåret må dokumenteres før det påvirker kjøpet.

Bevar beslutningen som ble tatt

Registrer forecastutgave, beholdningsdato, ledetid, åpne leveranser, vilkår og valgt mengde. Bevar også årsaken når innkjøperen velger en annen bestilling. Da kan et senere avvik vurderes mot det teamet faktisk visste, fremfor mot dagens endrede prognose.

Identitet mellom varevariant og pakke er viktig ved felles komponentlager. To pakkeprognoser kan ellers telle samme komponentbeholdning flere ganger. Avklar slike avhengigheter før anbefalingene summeres.

Kilder til planleggingsmodellen

• Inventory Planner om gjenbestilling forklarer sentrale inngangsdata til anbefalingen.
• Inventory Planner om leverandørvilkår beskriver blant annet mengdeenheter og minimumskjøp som må vurderes før ordre.

Kildene er produktets egne offentlige beskrivelser. Eksemplet er leverandørnøytral følsomhetskontroll og fastsetter ikke en optimal innkjøpspolitikk.