Produkterklæring når kassen oppdateres eller utstyr byttes
En oppdatering eller et utstyrsbytte trenger tydelig forbindelse til faktisk kasseoppsett. Prøv dokumentasjonen og virksomhetens oppgaver hver for seg.
En oppdatering kan beholde samme produktnavn og samtidig endre programversjon, utstyr eller funksjoner i kasseoppsettet. Produkterklæringen må vurderes mot løsningen som faktisk brukes. Et navn i en liste er et utgangspunkt for kontroll, ikke en generell bekreftelse på enhver installasjon.
Skatteetatens oversikt viser kassasystemer der leverandøren har erklært samsvar med kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Det er leverandørens erklæring. Artikkelen foreslår hvordan en økonomiansvarlig kan få klarhet i dokumentasjonsomfang ved oppdatering eller utstyrsbytte. Den avgjør ikke om en virksomhet omfattes av unntak fra kasseplikt.
Hva er det som blir endret?
Noter hva som var installert før endringen og hva dere planlegger å bruke etterpå. Skill programvare, programversjon, kassapunkt, betalingsutstyr og kvitteringsoppsett. Flere kassapunkter kan høre til samme produkt, men ha forskjellig praktisk konfigurasjon.
En kort beskrivelse som «vi bytter terminal» kan være tilstrekkelig for bestillingen av utstyr, men for svak for dokumentasjonskontrollen. Undersøk om endringen også påvirker betalingsintegrasjon, kvitteringer, tilgang eller lagring av journal. Be leverandøren beskrive hvilke dokumenter som gjelder den nye kombinasjonen.
En konfigurasjonsmatrise før oppstart
Eksemplet bruker oppdiktede produkt- og versjonsnavn. Det sier ingenting om en virkelig leverandørs erklæringer.
| Del av oppsettet | Tidligere bruk | Planlagt bruk | Hva må avklares? |
|---|---|---|---|
| Kasseprogram | Produkt P, versjon 2 | Produkt P, versjon 3 | Dokumentasjon for faktisk versjon |
| Kassapunkt | Disk A | Disk A og mobil B | Identitet og omfang per punkt |
| Kvitteringsutstyr | Skriver S1 | Skriver S2 | Støttet kombinasjon og rutine |
| Betalingsoppsett | Terminal T1 | Terminal T2 | Integrasjon og kvitteringsgrunnlag |
| Journal | Dokumentert gammel løsning | Ny løsning må forklares | Tilgang og videre oppbevaring |
At navnet «Produkt P» er uendret, svarer ikke på spørsmålet om versjon 3. Matrisen gjør det mulig å be om presist underlag i stedet for et generelt ja til at leverandøren «har erklæring».
Den viser også hvorfor utstyrsbytte ikke alltid er en ny programvareversjon. En ny skriver kan være en allerede dokumentert kombinasjon. Det bør i så fall fremgå av leverandørens konkrete svar, ikke av brukerens antakelse.
Be om en forståelig dokumentpakke
Pakken bør gjøre det mulig å identifisere løsningen som ble levert, hvem som forklarte omfanget og hvilke begrensninger som gjelder. Bevar relevante versjonsopplysninger og leverandørens svar med installasjons- eller endringsgrunnlaget. Ikke legg inn en ubegrunnet lokal status «myndighetsgodkjent» hvis dokumentet egentlig er en leverandørerklæring.
Der en offentlig liste er brukt, noter datoen for oppslaget og hvilken post dere sammenholdt med. En senere endring i listen bør kunne undersøkes uten at det opprinnelige oppslaget forsvinner. Samtidig er et gammelt skjermbilde ikke bevis på at løsningen fortsatt har samme status i dag.
- Finn dokumentasjonen for aktuell programversjon.
- Beskriv den faktiske utstyrskombinasjonen.
- Undersøk kassapunktenes identitet og praktiske bruk.
- Avklar hvem som følger opp feil eller endrede vilkår.
Prøv virksomhetens oppgaver
Et samsvarsgrunnlag og en lokal funksjonsprøve dekker forskjellige spørsmål. Prøven bør vise at ansatte kan gjennomføre avtalte oppgaver med det utstyret som faktisk er installert. Det kan gjelde registrering av salg, kvittering, avslutning av dag og gjenfinning av relevant journalmateriale.
Bruk ufarlige testtransaksjoner i egnet oppsett og bevar testresultatet. Kontroller også hva som skjer når en person med vanlig brukerrolle forsøker å finne dokumentasjonen. En administratorvisning som skjuler problemer for vanlige brukere, kan gi svak dokumentasjon av den praktiske arbeidsflyten.
En vellykket prøve erstatter ikke leverandørens ansvar eller relevant regelvurdering. Omvendt gjør erklæringen ikke enhver lokal rutine korrekt. Økonomiansvarlig trenger å vite hvilket spørsmål hvert bevis faktisk svarer på.
Historikken må fortsatt være tilgjengelig
Ved versjonsbytte bør dere avklare hvor journal og rapporter fra forrige løsning blir liggende. En ny kasseløsning kan fungere godt mens historiske kvitteringer bare finnes bak gammel tilgang. Dokumentér derfor hvordan tidligere materiale kan gjenfinnes og hva som må beholdes før gammel tjeneste avsluttes.
Hvis endringen gir et nytt kassapunkt eller en annen rapportserie, må den økonomiske overgangen kunne forklares. Dagens salgsgrunnlag bør ikke blandes med gårsdagens teller uten en tydelig bro. Ikke nullstill eller omskriv historikk for å få et pent startbilde.
Beslutningen før endringen tas i bruk
Gå videre når faktisk oppsett og dokumentasjonsomfang er identifisert, nødvendige svar er innhentet og virksomhetens kontrolloppgaver fungerer. Hold den aktuelle delen åpen dersom svaret bare viser produktnavn eller et oppslag uten versjonsforbindelse. Undersøk den konkrete uavklarte kombinasjonen, fremfor å erklære hele produktet feil eller riktig på for svakt grunnlag.
Journaloverlevering og filintegritet er nyttige ved oppdatering. Rapportomfang hjelper dere å forklare overgangen i tallene.
Kilder
- Skatteetaten om kassasystem og produkterklæring.
- Listen over kassasystemer med produkterklæring forklarer at leverandøren bekrefter samsvar.
- Skatteetatens forskriftsmerknader, oppdatert 24. august 2020, særlig omtalen av produkterklæring og versjon. Bruk gjeldende forskrift ved konkret regelvurdering.