Kredittsalg i kassen som senere faktureres
Et eksternt kassegrunnlag, en faktura og en betaling kan høre til samme salg. Prøv koblingene før dokumentene brukes til fakturering og bokføring.
Et salg på kreditt kan registreres i et eksternt kassasystem, senere faktureres og til slutt betales via bank. Det er tre dokumenterte ledd i ett forløp. Dokumentantall og antall økonomiske salg er forskjellige mål. Før data brukes til fakturering eller bokføring, må kildens roller og koblinger være tydelige.
Her undersøkes et eksisterende eksternt kassegrunnlag som skal følges opp med faktura og regnskap. Artikkelen fastsetter ikke at ethvert kassasystem kan registrere kredittsalg, og den gir ikke generell fasit for inntektsføring eller avgiftstidspunkt. Den praktiske dokumenttypen og regnskapsbehandlingen må vurderes i faktisk virksomhet.
Kassen og fakturaen kan ha forskjellige dokumentroller
Skatteetatens kassedokumentasjon beskriver særskilte opplysninger for kredittsalg og tilhørende dokumentasjon der kassen har slik funksjonalitet. Det gjør det nødvendig å undersøke om en kilderegistrering er et ferdig salgsdokument, en utleveringsregistrering som skal faktureres eller en annen avklart dokumenttype.
En mottaker skal ikke anta at alle dokumenter som viser 2 500 kroner skal opprette et nytt krav. Den trenger å vite hvilket steg som allerede er utført i kilden, hvilket steg som skal utføres videre og hva referansen faktisk identifiserer.
Ett salg gjennom tre kilder
Eksemplet er syntetisk. Vi bruker et avklart grunnlag på 2 500 kroner uten å beregne avgift eller tidfeste inntektsføringen.
| Ledd | Lokal referanse | Beløp | Rolle i prøven |
|---|---|---|---|
| Ekstern kilderegistrering | K-17 | 2 500 | Utlevert på kreditt, skal følges opp |
| Utstedt faktura | F-83 | 2 500 | Dokumentert krav knyttet til K-17 |
| Senere bankbetaling | B-29 | 2 500 | Oppgjør av F-83 |
Hvis alle tre importeres som uavhengige salg, gir en naiv summering 7 500 kroner. Det er en datamodellfeil i prøven. En sum på 2 500 gjentas fordi dokumentene beskriver forskjellige roller i samme kjede.
Det er også mulig å gjøre motsatt feil: å deduplisere alle tre på bare beløpet og dermed miste faktura eller betalingsbevis. Bevar leddene som ulike objekter og koble dem. Lik sum er ikke selve koblingsregelen.
Finn faktisk koblingsgrunnlag
Bruk kildens transaksjons- eller utleveringsreferanse, fakturaens identitet og dokumentert kundeomfang. Undersøk hvilke referanser som finnes ved hvert steg. En faktura kan ennå ikke være kjent når den eksterne kilden først registrerer utleveringen. Senere kobling må derfor ha et tydelig spor.
Navn eller beløp alene er svake nøkler. To kunder kan få like salg på samme dag, og samme kunde kan ha flere leveranser på 2 500. Dersom en automatisk kobling bare bruker beløpet, bør prøven inneholde slike konkurrerende tilfeller.
Avklar også om kasseuttrekket leveres én gang eller hentes gjentatt. Den samme kilderegistreringen skal ikke opprette en ekstra faktura ved et nytt uttrekk. Samtidig skal en annen faktisk leveranse kunne skilles fra gjentakelsen selv om kunden og summen er lik.
Delbetaling og kreditnota utvider kjeden
I en alternativ prøve er faktura F-83 på 2 500 bare delbetalt med 1 000. En dokumentert kreditnota på 500 gjelder samme krav. Da blir den avklarte resten 1 000 kroner, fordi 2 500 − 1 000 − 500 = 1 000.
| Oppfølgingskomponent | Beløp | Hva må kunne finnes? |
|---|---|---|
| Opprinnelig faktura | 2 500 | Kobling til riktig ekstern leveranse |
| Dokumentert delbetaling | −1 000 | Faktisk oppgjør og bankreferanse |
| Kreditnota i prøven | −500 | Dokument og avklart kravkobling |
| Gjenstående krav | 1 000 | Gjenskapbar beregning fra de tre delene |
En kassefil som fortsatt viser opprinnelig 2 500 er ikke nødvendigvis oppdatert kravstatus. Økonomisystemets rest og den gamle kilderegistreringen kan ha forskjellige formål. Ikke skriv om det historiske leveransedokumentet til 1 000 for å gjøre skjermbildene like.
Kontantsalg og kredittsalg må ha forklart rapportomfang
Kassegrunnlaget kan rapportere kontantsalg og kredittsalg i forskjellige kategorier. Et akkumulert kontrollmål kan ha et bredere omfang enn en kontantsalgssubtotal. Undersøk beskrivelsen før en kreditthendelse legges inn som en kontantbetaling som aldri fant sted.
Betaling av kredittkravet senere må heller ikke oppfattes som et nytt varesalg bare fordi den registreres ved samme kassapunkt. Bevar forbindelse til det tidligere kravet og den aktuelle betalingshendelsen. Dokumenttypen og kildens faktiske funksjonalitet styrer videre prøver.
Hvilken leveranse skal godkjennes?
Godta datakjeden når ett utvalgt salg kan følges fra eksternt grunnlag til faktura og oppgjør, og restkravet kan gjenskapes med delbetaling og kreditering. Utvid med flere like beløp og et gjentatt uttrekk før rutinen brukes bredt.
Stopp automatisk viderebehandling når dere ikke vet hvilket steg som allerede er utført. En manuell avklaring kan være riktig for et begrenset antall, men skal dokumenteres slik at samme kildepost ikke behandles på nytt av en annen bruker. Et systembytte bør også forklare hvor tidligere kassegrunnlag blir liggende.
- Skill ekstern registrering, fakturakrav og oppgjør.
- Test konkurrerende like beløp uten navngjetting.
- Bevar kobling ved delbetaling, kreditnota og nytt uttrekk.
- Avstem rapportkategorier mot faktisk kildemodell.
Journalens hendelsesroller, kasserapportenes omfang og overføring av delbetalinger gir relaterte kontroller.
Kilder
- Skatteetatens tekniske Cash Register-beskrivelse har egne kredittsalgs- og fakturareferanseopplysninger.
- Cash Register-kodelistene skiller transaksjon og betalingsrolle. Kildene dokumenterer formatet; kontrolltabellene og beløpene her er syntetiske.