Kontroll av eksportert kassejournal ved systembytte
Økonomiteamet trenger en forståelig bevispakke for originaljournalen. En ny filhash og en relevant journalverifikasjon svarer på ulike spørsmål.
En eksportert kassejournal kan være lesbar, ha riktig filnavn og vise en forventet sum uten at dere har undersøkt journalens opprinnelige integritetsbevis. Be om bevisgrunnlaget som gjelder kildens journal, særlig når gammel tilgang skal avsluttes. Økonomiteamet skal kunne forklare kontrollen, mens teknisk verifikasjon kan være leverandørens eller en kompetent kontrollørs oppgave.
Dette er en veiledning om overlevering og dokumentasjon. Den er ikke en oppskrift på å implementere kryptografi. Skatteetatens publiserte dokumenter beskriver særskilt sikring av kassajournal og vilkår for signaturbasert integritetskontroll. Kravgrunnlaget må vurderes for faktisk driftsmodell; det skal ikke utledes av ordet «sky» alene.
Filintegritet og journalintegritet
En sjekksum kan vise om den mottatte filens byteinnhold er likt det kjente sammenligningspunktet. Hvis noen lager en ny fil og beregner en ny sjekksum, kan filen og den nye verdien passe perfekt sammen. Det beviser ikke at innholdet tilsvarer den opprinnelige journalen.
Et journalbevis må derfor ha forbindelse til kildens sikrede registreringer. Der signaturreglene gjelder, beskriver Skatteetatens retningslinjer blant annet forbindelsen til originalkvittering, relevant nøkkelversjon og foregående kvittering ved samme selskap og kassapunkt. Den økonomiske overleveringen trenger en forståelig forklaring på hvilket omfang som faktisk er kontrollert.
Et oppdiktet overleveringstilfelle
En kassadag har 100 transaksjoner. En arbeidskopi får endret beløp på én transaksjon. En ny sjekksum beregnes av den endrede filen. Sammenligningsprøven nedenfor demonstrerer forskjellige bevis, uten virkelige signaturer eller nøkler.
| Kontroll | Resultat i prøven | Hva resultatet betyr |
|---|---|---|
| Arbeidskopiens filhash | Passer kopien | Kopien er uendret siden nytt sammenligningspunkt |
| Kobling til originalkvittering | Én beløpsforskjell | Kildeinnholdet må undersøkes |
| Relevant journalverifikasjon | Dokumentert avvik ved endringen | Originalt integritetsgrunnlag er ikke erstattet av filhash |
| Antall transaksjoner | 100 i begge filer | Antallet alene finner ikke beløpsendringen |
| Kontrollrapport | Avvik med tydelig omfang | Ansvarlig kan følge opp riktig materiale |
Prøven skal aldri brukes til å endre en produksjonsjournal. Den viser hvorfor en ny kontrollverdi for en arbeidskopi og et originalt journalbevis svarer på forskjellige spørsmål.
Beskriv riktig kontrollomfang
Angi selskap, kassapunkt og eksportutvalg. Hvis materialet er delt i flere filer, må leverandøren forklare sammenhengen og eventuelle nødvendige overgangsopplysninger. En kjede fra ett punkt skal ikke vurderes som om den var en felles serie for alle butikkens kasser.
Spør også om prøven bare gjelder enkelte transaksjoner eller hele avtalt omfang. «Signatur kontrollert» er for upresist dersom kontrolløren bare har undersøkt ett objekt. Rapporten bør skille teknisk resultat, manglende underlag og hva som ikke ble kontrollert.
Et eksportverktøy kan ordne rader annerledes for presentasjon. Ikke anta at en slik visning er den riktige inputformen for journalverifikasjon. Bevar originalen og la leverandørens dokumenterte metode avgjøre hvordan den skal undersøkes. En økonomiansvarlig trenger ikke selv rekonstruere metoden fra skjermbildet.
Unntak er også noe som må dokumenteres
Skatteetatens merknader omtaler en drifts- og tilgangssituasjon der signaturbasert integritetskontroll ikke kreves. Det betyr ikke at enhver nettbasert kasse er unntatt. Den faktiske muligheten til å nå journalen og hvordan leverandøren styrer drift og tilgang, er relevant for avklaringen. Lokale eller frakoblede journalopplysninger kan endre forutsetningene.
Dersom leverandøren mener at en slik avgrensning gjelder, bør begrunnelsen vise konkret driftsmodell og kontrolltiltak. Økonomiteamet kan dermed forstå hvorfor pakken har et annet bevisgrunnlag. Ikke oppfinn en signatur for å fylle et felt, og ikke merk manglende dokumentasjon som «ikke relevant» uten en forklaring.
Bevar nyttig informasjon uten å samle hemmeligheter
En overleveringspakke kan inneholde originaluttrekk, dokumenterte identiteter, metode- og versjonsreferanser og resultat fra relevant kontroll. Selve hemmelige nøkkelmaterialet skal ikke legges i et alminnelig økonomiarkiv bare fordi nøkkelversjon har betydning. Avklar hvilken informasjon som lovlig og praktisk kan brukes av fremtidig kontrollør.
- Behold originalmaterialet uendret.
- Skill originaljournal, lesekopi og kontrollrapport.
- Avklar hvem som kan gjenta nødvendig verifikasjon senere.
- Registrer manglende bevis med ansvar og videre oppfølging.
En bekreftelse på én integritetsprøve viser heller ikke at salget fant sted, at alle salg ble registrert eller at regnskapsføringen er riktig. Disse spørsmålene trenger egne kontrollkilder. Resultatet skal navngis etter testen, ikke som en generell godkjenning av hele virksomhetens kassearbeid.
Før gammel løsning avsluttes
Godta journaloverleveringen når nødvendig omfang, originalmateriale og relevant bevisgrunnlag er forklart, og framtidig kontrolltilgang er prøvd. Stopp den aktuelle overleveringsdelen når gammel tilgang er eneste måte å undersøke et nødvendig avvik på. Be om manglende materiale mens kilden fortsatt er tilgjengelig.
Se formatskillet mellom kasse og regnskap, produkterklæring ved endret oppsett og sjekksummer.
Primærkilder
- Skatteetatens gjeldende dokumentasjonsside lenker til kasseformatets kontrollgrunnlag.
- Retningslinjer for digitale signaturer i kassasystemer, 30. mars 2021, særlig det dokumenterte kvitterings- og kjedeomfanget.
- Forskriftsmerknader fra Skatteetaten, om faktisk drift og tilgang. Henvisninger til historiske høringsforslag må ikke brukes som gjeldende regeltekst.