Hvorfor X-rapport, Z-rapport og Grand Total viser ulike tall
En foreløpig rapport, et avsluttet dagsgrunnlag og en akkumulert teller er ikke tre salg. Kredittsalg kan også forklare forskjell fra kontantsalgssubtotalen.
X-rapport, Z-rapport og Grand Total kan vise forskjellige beløp fra samme kassapunkt uten at noen av tallene er feil. Rapportrolle og omfang må være like før tall sammenlignes. En foreløpig visning, et avsluttet dagsgrunnlag og en akkumulert teller er ikke tre nye salg.
Skatteetatens tekniske Cash Register-beskrivelse skiller rapportopplysninger og akkumulerte totaler. Den forklarer også at Grand Total salg omfatter kredittsalg når kassen har slik funksjonalitet. Resten av kontrollmodellen her er en egen syntetisk prøve. Den skal ikke brukes som påstand om at alle systemer viser samme subtotal på samme sted.
Spør først hva hver verdi måler
Noter kassapunkt, rapporttype, rapportidentitet og tidsavgrensning. Et tidspunkt midt på dagen omfatter færre hendelser enn en avsluttet dag. En akkumulert teller kan omfatte hele tiden fra et dokumentert startgrunnlag. Størrelsen på tallet sier ikke hvilken av disse rollene det har.
Undersøk deretter hvilke transaksjoner som inngår: kontantsalg, kredittsalg, returer eller andre kategorier. Kontantsalg er heller ikke begrenset til sedler og mynter. Bruk kildens avtalte kategorier og dokumenterte rapportbeskrivelse. Ikke gi et betalingsmiddel navnet på en inntektskategori for å få summer til å passe.
Et kassapunkt med både kontant- og kredittsalg
Alle beløp i eksemplet er oppdiktede. Eventuell avgift ligger innenfor det valgte brutto salgsgrunnlaget. Returen gjelder her kontantsalget. Det er ingen treningsregistreringer eller andre uavklarte kategorier i prøven.
| Dagskomponent | Beløp | Betydning |
|---|---|---|
| Kontantsalg før retur | 12 000 kroner | Registrert kontantsalgsgrunnlag |
| Retur av kontantsalg | −1 000 kroner | Reduserer dette nettogrunnlaget |
| Kontantsalg netto | 11 000 kroner | Dagens valgte kontantsalgssubtotal |
| Kredittsalg | 3 000 kroner | Separat kategori i prøven |
| Samlet salg netto | 14 000 kroner | 11 000 pluss 3 000 |
En X-visning tidligere på dagen viste 8 000 kroner i kontantsalg netto. Z-grunnlaget viser senere 11 000 i samme subtotal, og har i tillegg kredittkomponenten. Å bokføre 8 000 pluss 11 000 teller et foreløpig og et senere grunnlag som nye hendelser.
Broen fra akkumulerte tellere
I samme prøve har tellerne kjent start- og sluttverdi:
| Teller | Før dagen | Etter dagen | Endring |
|---|---|---|---|
| Grand Total salg | 900 000 | 915 000 | 15 000 |
| Grand Total retur | 20 000 | 21 000 | 1 000 |
| Salg minus retur | 880 000 | 894 000 | 14 000 |
Bevegelsen på 14 000 kan forklares av hele prøvens netto salg. Den er ikke identisk med kontantsalgssubtotalen på 11 000, fordi kredittsalg på 3 000 inngår i dette telleromfanget. En kontroll som krever likhet mellom 14 000 og 11 000, har utelatt en kategori fra sammenligningen.
Verdien 894 000 er heller ikke dagens inntekt. Den er akkumulert i prøven. Dagssammenligningen bruker forskjellen fra et dokumentert startpunkt, ikke sluttverdien alene.
Når samme total skjuler et annet problem
Anta at to kassapunkter har like beløp, men bare ett er med i eksporten. En operatør kan ubevisst legge det samme punktet inn to ganger og få riktig samlet nettosum. Kontroll av rapport- og kassapunktidentitet må derfor supplere tallbroen.
Prøv også en fil som inneholder både en foreløpig og en avsluttet rapport. Oversikten skal kunne vise begge som dokumentasjon, men bokføringsgrunnlaget må ha en avklart regel. Antall rapportfiler er ikke antall salgsperioder. Bevar referansen til den avsluttede rapporten som faktisk ble brukt.
Ved systemendring trenger dere forklaring på om tellerens sammenligningspunkt fortsatt gjelder. Et nytt programnavn eller et nytt eksportformat gir ikke i seg selv grunnlag for å starte historiske verdier på nytt. Dersom et dokumentert brudd finnes, skal broen vise bruddet og hvilken videre kontroll som erstatter den gamle sammenligningen.
En praktisk kontrollrekkefølge
- Avgrens ett kassapunkt og kjent kontrollperiode.
- Identifiser foreløpig, avsluttet og akkumulert grunnlag.
- Lag oversikt over hvilke salgskategorier og returer hvert grunnlag omfatter.
- Beregn tellerbevegelse fra dokumentert start til slutt.
- Forklar kategori- og tidsforskjeller før differansen omtales som feil.
Ikke legg en uforklart differanse i en generell gebyrpost. Gebyrer fra kortoppgjøret er et annet kontrollobjekt enn kassens salgstellere. Banken kan senere gi et beløp som må forklares, men kan ikke erstatte denne rapportbroen.
Hva kan godkjennes?
Godkjenn rapportgrunnlaget når en annen kontrollør kan gjenta avgrensningen, finne rapportene og forklare begge tabellene. Stopp den aktuelle sammenligningen når startverdi, kassapunkt eller kategoriomfang er ukjent. Et pent dashboard med lik total løser ikke den manglende forklaringen.
Hendelsesmodellen for kasseeksport hindrer at andre journalaktiviteter blir inntekt. SAF-T-omfang forklarer neste bro til regnskapet. Dagsoppgjør mot kortinnløser gjelder den senere oppgjørskontrollen.
Kilder
- Skatteetatens tekniske Cash Register-beskrivelse, versjon 1.2, særlig rapportopplysninger og Grand Total.
- Gjeldende dokumentasjonsside for SAF-T-formatene viser dokumentutgavene Skatteetaten publiserer.