Varer på lager som leverandøren eier

Et lager kan inneholde varer som en annen juridisk enhet eier. Fysisk tilstedeværelse og økonomisk eierskap må derfor være separate felt. Ved konsignasjon trenger mottakeren å kunne forklare hvem som eier varen, når oppgjørsplikt oppstår og hvilken hendelse som utløser den. Opptelling alene besvarer ikke disse spørsmålene.

Avtalen setter grensen for eierskapet

Registrer leverandør, avtale og vare- eller partinøkkel sammen med antallet. Avtalen må undersøkes for å fastslå hvilke hendelser som endrer eierskap og oppgjørsplikt. Ikke bruk en generell regel om at alle konsignasjonsavtaler virker likt; avtalt risiko, returmulighet og salgsrolle kan være forskjellige.

Hold en fysisk lageroversikt og en dokumentert eierskapsoversikt. De kan bygge på samme telling, men må ha forskjellige summer. Dersom systemet bare har et vareantall, bør det ikke importeres ukritisk som virksomhetens eide varelager. En eierdimensjon eller en separat kontrolliste kan være nødvendig.

Et syntetisk parti med 70 varer

Anta i dette konstruerte eksemplet at avtalen lar leverandøren beholde eierskapet frem til et dokumentert salg. Hver solgte enhet gir et tenkt oppgjør til leverandøren på 300 kroner.

Hvis registreringen viser 70 eide varer og et nytt innkjøp av 12, har den både oversett konsignasjonen og doblet deler av grunnlaget. Kontrollen bør kunne følge samme parti gjennom mottak, salg og retur uten å opprette nye, uforklarte vareidentiteter.

Salgsrapporten må kobles til avtalen

En samlet kasseomsetning viser ikke hvilke konsignasjonsvarer som er solgt. Bevar vareidentitet, antall og returreferanser. Retur fra sluttkunde kan påvirke både fysisk beholdning og tidligere oppgjør, men bare etter den aktuelle avtalen. En kreditnota til kunden skal derfor ikke automatisk gi motsatt leverandøroppgjør uten kontroll.

Prøv et parti der virksomheten også eier identiske varer. Uten eier- eller partikobling kan korrekt totalmengde skjule feil fordeling mellom eget og fremmed lager. Prøv dessuten en avtaleendring som gjelder bare nye leveranser; den skal ikke endre historisk eierskap for et gammelt parti.

Ved periodens slutt avstem mottak minus dokumenterte utleveringer mot fysisk rest og forklar avvik. Leverandørens bekreftelse kan kontrollere eierskapet, mens en opptelling kontrollerer tilstedeværelsen. Begge dokumentene bør ha samme skjæringsdato eller en tydelig forklaring på bevegelser mellom datoene.

Et lagerøyeblikksbilde er ikke bevegelseshistorikk er relevant for tidspunktet. Den særskilte vurderingen av lager og salgsrolle gjøres med faktisk avtale og blant annet NRS 8 som faglig grunnlag. Datakontrollen kan dokumentere eierskap uten å avgjøre alle regnskapsmessige konsekvenser.

Undersøk varer som ikke kan telles

En ødelagt eller bortkommen konsignasjonsvare kan ha fysisk antall null samtidig som avtalen pålegger en oppgjørsplikt. Hvilket ansvar som gjelder, må avklares fra dokumentene.

• Registrer selve lageravviket med vare- og partinøkkel.
• Registrer eventuell avtalt erstatning eller oppgjørsplikt som en separat hendelse.

Et negativt lagerantall er en dårlig erstatning for et økonomisk krav. Skaden kan også være under behandling. Oversikten bør vise både avsluttet fysisk beholdning og et åpent avklaringspunkt, slik at korrekt telling ikke blir tolket som et ferdig oppgjør med leverandøren.