Koble godkjente timer til fakturerte timer
Skill registrerte, godkjente, reserverte og fakturerte timer før timegrunnlag overføres mellom systemer.
Timeføringen viser ikke nødvendigvis hva som kan faktureres. Noen timer venter på godkjenning, andre er interne eller allerede knyttet til et utkast. Fakturerbart grunnlag må følge en dokumentert tilstand og stabil timeidentitet.
Syntetisk avstemming av 100 timer
En oppdiktet konsulentleveranse har følgende fordeling. Hver timepost inngår i bare én rad i denne prøven.
| Tilstand | Timer | Neste kontroll |
|---|---|---|
| Fakturert | 50 | Koble til fakturadokument |
| Godkjent, ikke fakturert | 30 | Kontroller kunde og avtalt pris |
| Venter på godkjenning | 15 | Hold utenfor automatisk grunnlag |
| Intern tid | 5 | Ingen kundelinje i denne avtalen |
| Sum | 100 | Stemmer med timeføringen |
En integrasjon som henter alle 100 som nye fakturatimer, kan fakturere tidligere fakturerte timer på nytt. En integrasjon som bare ser kundens navn, kan også inkludere intern tid fra samme prosjekt.
Bevar timepostens livsløp
Lagre timepostnøkkel, prosjekt, tjenestedato, godkjenningsstatus og dokumentkobling. Når en timerettelse skjer, må kilde og mottaker avklare om en ufakturert post endres eller om en allerede fakturert post krever dokumentert korrigering.
Skil fakturautkast fra utstedt dokument. Timer som er reservert i et utkast kan være utilgjengelige for et annet utkast uten at de er endelig fakturert. Dersom et utkast slettes, må den videre behandlingen følge systemets dokumenterte regel.
Peppols fakturalinje kan uttrykke fakturert mengde. Koblingen tilbake til godkjente timeposter er et eget kontrollbehov. En faktura med 30 timer beviser ikke hvilke 30 timeposter som inngikk.
Akseptanseprøver
- Prøv godkjent og ikke godkjent tid i samme periode.
- Prøv en timepost med endret prosjekt før fakturering.
- Gjenta uttrekket og kontroller at reserverte timer ikke blir nye linjer.
- Prøv et delvis kreditert dokument.
- Beregn timeantall uavhengig av mottakerens totalsum.
Godkjenn overføringen når hver fakturert time kan knyttes til godkjent grunnlag, og alle ubehandlede timer har forståelig status. Prisendringer bør ha egen gyldighetsregel; dagens pris må ikke uten videre brukes for alle historiske timer.
Ved vurdering av ReAI bør prosjekt- og fakturaflyten avklares for de aktuelle oppgavene, særlig skillet mellom grunnlag, utkast og utstedelse. Denne veiledningen beskriver kontrollbehovet, ikke universell støtte for enhver timeløsning.
Prøv to fakturautkast som foreslås samtidig for samme timeperiode. Dersom begge kan reservere de samme timene, kan utkastene senere gi doble linjer. En tydelig regel for reservasjon eller annen koordinering bør inngå i akseptansen.
Se prosjektkode og lesing og skriving.